Sollicitatie

Een sollicitatie is het contact zoeken met een nieuwe beoogde werkgever.

Solliciteren kan op vier manieren:

1. schriftelijk (post of e-mail),
2. telefonisch
3. internet (gemaakt filmpje)
4. in persoon.

Afhankelijk van de functie wordt dat laatste niet altijd geapprecieerd. Het meest traditioneel is de schriftelijke sollicitatie met een motivatiebrief. In sommige landen, zoals Frankrijk, schakelen werkgevers regelmatig een grafoloog in. Bij elke sollicitatie hoort ook een curriculum vitae (CV). De sollicitant moet soms ook een sollicitatieformulier invullen.

Er bestaan verschillende boeken en websites met tips voor het schrijven van een goede sollicitatiebrief.

Men kan zich spontaan aanmelden: in dat geval reageert de sollicitant niet op een advertentie van een bedrijf dat een vacature heeft, maar benadert hij of zij een bedrijf voor een baan, ook al is er geen advertentie geplaatst. Dat laatste wordt ook wel open sollicitatie genoemd.

Via websites met vacatures kan de geïnteresseerde vaak met een druk op de knop zijn of haar interesse kenbaar maken. Zo houdt bijvoorbeeld de Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding een sollicitantenbestand bij, dat door kandidaat werkgevers gratis kan worden geraadpleegd. Grotere bedrijven en sommige overheidsinstellingen in de Benelux nemen alleen nog maar digitale sollicitaties in behandeling.

In verschillende landen kan de etiquette van sollicitatieprocedures verschillen. In Frankrijk dient een brief altijd handgeschreven te zijn en in Duitsland ondertekent men iedere pagina van het CV. Angelsaksische landen zijn weer gewend aan een CV met pasfoto. In Nederland is dit laatste minder gebruikelijk. De wijze waarop gesprekken worden gevoerd, kan ook van land tot land en zelfs van bedrijf tot bedrijf verschillen. Zakelijke dienstverleners verwachten doorgaans een kandidaat in (mantel)pak, ongeacht de weersomstandigheden. Industriële bedrijven zijn hier vaak soepeler in.

Procedure

De sollicatieprocedure bestaat uit een aantal stappen. Allereerst moet een brief worden geschreven met een korte motivatie. Daarnaast zijn vaak een CV en soms een cijferlijst, referenties en stage- of werkgeversverklaringen vereist. Dit is afhankelijk van het beleid van het bedrijf.

Na het schrijven van de brief (of e-mail) ontvangt de sollicitant doorgaans een ontvangstbevestiging. De toekomstige werkgever bekijkt vervolgens alle binnengekomen sollicitaties en selecteert een aantal mensen waarmee een sollicitatiegesprek gevoerd zal worden. De overigen krijgen een afwijzing of worden nog even aangehouden. Het komt voor dat sollicitanten nooit worden opgeroepen, maar ook geen bericht van afwijzing ontvangen. Dit wordt algemeen als ongepast ervaren.

Op basis van de brief en de CV wordt een aantal sollicitanten uitgenodigd voor een gesprek, meestal met de leidinggevende van de afdeling waar de vacature is en/of de personeelsadviseur. Eventueel volgen meer gesprekken, mogelijk ook een assessment. Na het eerste sollicitatiegesprek vindt een nadere selectie plaats, waarbij een aantal kandidaten afvallen. Deze selectie wordt soms uitbesteed aan gespecialiseerde selectiebureaus die daarvoor assessments of tests gebruiken. Soms maakt ook een oefencasus deel uit van de procedure. Daarna volgt meestal een vervolggesprek, waarbij de arbeidsvoorwaarden, zoals het salaris, worden besproken. Ook de kandidaat kan dan wensen kenbaar maken, die al dan niet door de toekomstige werkgever worden overgenomen.

In grotere bedrijven vindt tussen deze gesprekken in, soms nog een gesprek plaats met toekomstige collega's.

Regels

De kandidaat bevindt zich meestal in een underdogpositie. Hij wil immers dat het bedrijf hem geld gaat betalen. Voor het bedrijf is hij een kostenpost en bovendien zijn er doorgaans meer kandidaten. Ook bestaat nog geen arbeidsrelatie, dus geen arbeidsrechtelijke bescherming. Bedrijven behandelen kandidaten in sommige gevallen dan ook onbeschoft, door bijvoorbeeld ongepaste vragen te stellen ("U bent toch niet homoseksueel?", "Heeft u een gelukkige jeugd gehad?"), of de kandidaat te kleineren of te beledigen ("Wat u daar in uw brief schreef, is klinkklare onzin").

Toch is door de privacy- en Europese wetgeving voor werkgevers en werknemers een aantal regels vastgesteld, waarvan sommige (die de privacy betreffen) bindend zijn, en andere de status van een afspraak hebben (ethische sollicitatiecodes van diverse bedrijven). Zo gelden globaal de hieronder besproken regels:

Sollicitatieprocedures kunnen verlopen volgens van tevoren vastgestelde regels. De STAR methode is hiervan een voorbeeld en staat voor Situatie, Taak, Actie en Resultaat. De interviewer zal de sollicitant eerst vragen om een helder beeld van een concrete Situatie te schetsen. Vervolgens is de Taak aan de beurt, waar de sollicitant zijn verantwoordelijkheden moet aangeven. Uiteindelijk volgen de Actie (hoe de activiteit daadwerkelijk wordt uitgevoerd) en het Resultaat (effect van de actie op mensen/ bedrijfsprocessen).

Sollicitatiecode

In de sollicitatiecode van de Nederlandse Vereniging voor Personeelsmanagement & Organisatieontwikkeling (NVP) is vastgelegd dat indien een werkgever inlichtingen over de sollicitant wil inwinnen bij derden, hiertoe vooraf toestemming moet worden gevraagd aan de sollicitant. De beoogde informatie moet direct verband houden met de te vervullen vacature en mag geen onevenredige inbreuk maken op de persoonlijke levenssfeer van de sollicitant.

Verder bestaat er ook een sollicitantencode waar de regels in staan vermeld waar een sollicitant zich aan zou moeten houden.

Discriminatie

Het is niet toegestaan om te discrimineren naar nationaliteit, geslacht, ras, seksuele gerichtheid, huidskleur, handicap/chronische ziekte, leeftijd en/of godsdienst. Dit is in nationale en Europese wetgeving vastgelegd en dus dwingend, hoewel in advertenties nog wel eens een bepaalde leeftijdsgoep of -grens wordt genoemd. Het is uiteindelijk echter zeer moeilijk te achterhalen of een kandidaat die officieel werd afgewezen wegens "gebrek aan sociale vaardigheden", niet in werkelijkheid is geweigerd omdat hij zwart is. "Positieve discriminatie", waarbij juist een bepaalde groepering wordt bevoordeeld, is in zekere zin wel toegestaan. De betreffende groep moet dan wel een aantoonbare achterstand hebben binnen de werksoort.

Privacy

De sollicitant heeft recht op privacy: gegevens moeten vertrouwelijk bewaard worden en de kandidaat moet om vernietiging kunnen verzoeken. Indien een psychologische test is gemaakt, heeft de kandidaat als eerste recht op inzage. Hij kan de resultaten desnoods aan het bedrijf weigeren, al zal dat wel een einde van de procedure betekenen.

Overig

Veel overige regels zijn in ethische sollicitatiecodes vastgelegd. Deze kunnen verschillen per bedrijf of bedrijfstak en zijn niet bindend in de zin van de wet. Bedrijven in Nederland moeten meestal de reiskosten van de kandidaat vergoeden en dienen de kandidaat met respect te bejegenen. Daar dit niet bindend is, houdt lang niet ieder bedrijf zich hieraan.

Liegen en fraude

Indien een bedrijf persoonlijke of ongepaste vragen stelt ("Wilt u later kinderen krijgen?", "Bent u zwanger?"), dan kan de sollicitant overwegen hierop niet naar waarheid te antwoorden. In de meeste gevallen zal liegen en vooral fraude met diploma's, bij ontdekking ook jaren later nog leiden tot ontslag op staande voet.

Open sollicitatie

Open solliciteren is het waarbij het niet noodzakelijkerwijs het geval is dat een bedrijf bewust op zoek is naar een nieuwe medewerker of graag gebruik maakt van het bestaande netwerk, het zogenaamde 'mond tot mond'-principe. Daarnaast kan een bedrijf al wel hebben nagedacht over een openstaande vacature, maar wil daarvoor eerst intern een kandidaat zoeken alvorens de stap te nemen om extern te gaan werven. Ook kan een bedrijf al een tijd een sluimerend personeelstekort hebben en kan een open sollicitatie het bedrijf over de streep trekken. In de praktijk zal opgemerkt kunnen worden dat dit voornamelijk gebeurt in economische voorspoed van een bedrijf en in tijden van groei binnen een organisatie.

Open sollicitaties blijken zeer succesvol te zijn, de praktijk laat bij deze vorm van solliciteren een hoog rendement zien. Open sollicitaties worden door bedrijven serieus genomen. Deze vorm van solliciteren toont in zekere mate aan dat men moeite heeft gedaan om op zoek te gaan naar een bedrijf dat de sollicitant aanspreekt om er werkzaam te zijn. Daarnaast toont het vaak creativiteit en motivatie.

Meer dan 70 procent van de bedrijven zegt open sollicitaties te bekijken. Een kleine groep bedrijven stellen telefonisch contact in deze fase van de sollicitatie op prijs. Het is soms echter niet aan te raden om eerst te bellen voordat men solliciteert. Veel ondernemers hechten nog veel aan de traditionele geschreven brief.

Het solliciteren of inschrijven bij een uitzendbureau of recruteringskantoor kan hierin ook gezien worden als een vorm van open sollicitatie. Men weet tenslotte niet of er momenteel werk beschikbaar is en de sollicitant geeft daarbij aan dat hij wel beschikbaar is, mocht de situatie zich voordoen dat een bedrijf op zoek is naar een nieuwe werknemer in het interessegebied van de sollicitant. Het grote voordeel van een inschrijving bij een van bovengenoemde kantoren is dat deze op regelmatige basis hun database doorzoeken naar een geschikte kandidaat.

Bij het doen van een open sollicitatie is het aan te bevelen om de zoektocht te beginnen in een eigen sociaal netwerk en via ‘mond tot mond’-reclame. Mocht men het daarvóór gebruikte netwerk inmiddels uitgeput hebben, dan kan men besluiten om het netwerk uit te breiden of een nieuw netwerk aan te leggen. Dit biedt ook een mogelijkheid om zonder vooraf uitgebreid de mogelijkheden te hebben bekeken de contactgegevens te verzamelen van de bedrijven waar een sollicitant graag zou willen werken. `

Digitale sollicitatie

Een zeer recente (2010) ontwikkeling is het solliciteren via een speciaal daarvoor bestemde website, door middel van het maken van een filmpje, waarbij de sollicitant zelf zichtbaar en hoorbaar zijn of haar sollicitatie inspreekt. De betreffende werkgever kan de bewegende beelden eveneens op die site bekijken, en heeft zo meteen een indruk van de persoon, wat overigens ook een nadelig effect kan hebben, in het geval hetgeen te zien en horen is tegenvalt.

Trivia

Met de term solliciteren bedoelt men ook 'het zich op de hals halen of zichzelf bezorgen' van iets (bijvoorbeeld schertsend : solliciteren naar een onvoldoende cijfer / pak slaag).

Externe links

• NVP Sollicitatiecode
• Sollicitantencode