Facilitair managementinformatiesysteem

Een facilitair managementinformatiesysteem (MIS), ook wel Executive Information System (EIS) genoemd, kan bij de vraag naar informatie een uitkomst bieden voor het management.

Definities van "facilitair managementinformatiesysteem"

In de diverse literatuur over dit onderwerp worden de volgende definities gehanteerd:

• "Een FMIS is een geïntegreerd mens-machinesysteem waarmee informatie wordt verschaft over de geboden en beschikbare faciliteiten die ter ondersteuning dient van de operationele activiteiten, bedrijfsleiding en analyse- en besluitvormingsfuncties binnen een facilitaire organisatie";
• "Een FMIS is een samenstelling van gegevens en procedures die gericht is op het beheren en verstrekken van de informatie, nodig voor het integraal plannen, realiseren en beheren van de faciliteiten van een organisatie";
• "Een FMIS is een verzameling gegevens en processen die dusdanig zijn geordend en gerelateerd dat managementinformatie ten behoeve van het facilitair bedrijf daarmee kan worden beheerd".

Een en ander komt samengevat hierop neer:

"Management-informatiesystemen zijn computersystemen die gericht zijn op de managementprocedures in een organisatie die betrekking hebben op de besturing en planning van primaire processen en die daarmee voorzien in de informatiebehoeften van managers".

Kenmerkend voor deze systemen is de periodieke verwerking van gegevens langs geformaliseerde weg. De inrichting ervan is voor een groot deel afhankelijk van de stijl van leidinggeven binnen een organisatie. De systemen hebben veelal een bedrijfseconomisch karakter (kostenbeheersing, resultaatbepaling en verslaggeving).

Evolutie

Organisaties hebben eigenlijk altijd gebruikgemaakt van informatiebronnen, al werden deze niet als zodanig erkend. Vroeger werden deze bronnen informeel gebruikt en werden ook in dat kader systemen opgezet. Vanaf het moment dat computers in gebruik werden genomen, met hun mogelijkheden om grote hoeveelheden gegevens te verwerken, werd het ontwerp van een informatiesysteem een formeel proces en een apart studiegebied.

Begin jaren zestig was de computer vaak nog een groot, duur, star en vaak ook een traag (ponskaart)systeem. De nadruk lag op het registreren van gegevens, Transaction Processing genoemd. IT-afdelingen vervulden een centrale rol in de organisatie, aangezien hun specialisten de geautomatiseerde informatiesystemen bepaalden.

In de loop van de jaren zeventig werden steeds vaker administratieve bedrijfsprocessen geautomatiseerd. Naast transactieverwerking wilde men de computer gebruiken voor het genereren van managementinformatie uit geregistreerde operationele gegevens. Aan het eind van de jaren zeventig werden de eerste informatiesystemen operationeel.

In de jaren tachtig zette de integratietendens zich voort binnen de IT. De mogelijkheden om samenhangende informatiesystemen te ontwikkelen werden steeds groter. In deze periode deed ook DSS zijn intrede.

In de huidige situatie is het door middel van de verdergaande integratie van geavanceerde technologieën mogelijk om flexibel aanpasbare systemen te bouwen (modulaire bouw), waarmee niet alleen informatie, maar ook kennis toegankelijker gemaakt kan en zal worden. Hier wordt vooral de laatste jaren veel gebruikgemaakt van internet en/of intranet, waardoor webapplicaties en -systemen die FMIS ondersteunen steeds meer worden ingezet. Dit verlaagt de druk op onder andere de servicedesk en geeft de klant c.q. gebruiker een groter gevoel van betrokkenheid en invloed op de verleende diensten.

Uit bovenstaande wordt duidelijk dat managers zich steeds bewuster werden van de mogelijkheden van de IT en dat zij de informatiebehoefte beter onder woorden konden brengen. De IT'ers leerden op hun beurt het een en ander over vraag en aanbod vanuit het management en hoe zij ermee moesten omgaan. Uit beide ontwikkelingen kwam een samenwerking tot stand die leidde tot verbeteringen en de ontwikkeling van nieuwe mogelijkheden binnen een informatiesysteem.

Invloed van een managementinformatiesysteem op de organisatie en haar management

Het gebruik van IT-technieken, op informatiesystemen en DSS, heeft effect op de manier waarop managers hun werk (kunnen) uitvoeren en op de manier waarop organisaties aangestuurd worden. Hieronder volgt een opsomming van enkele effecten/invloeden die een informatiesysteem op de organisatie kan hebben.

• Meer en beter inzicht in organisatie- en prestatieniveau;
• Sneller en duidelijker inzicht waar welke verbeteringen gewenst en mogelijk zijn;
• Verbeterde besluitvorming die kan leiden tot besparingen;
• Door het gebruik van een dergelijk systeem kunnen de ontwikkelingsmogelijkheden voor de toekomst meetbaar gemaakt worden;
• Door het gebruik van een informatiesysteem, dat ook interactieve functies kent (intranet), zal ook het eigen personeel ontlast worden;
• Steeds meer van de aanvragen kunnen door de gebruiker(s) en/of klanten zelf ingevuld worden;
• De invloed van een informatiesysteem zorgt ervoor dat het middenkader meer gestructureerd wordt;
• Hogere status voor sommigen in het middenkader;
• Meer onderscheid tussen de top en het middenkader;
• Hercentralisatie van de organisatie;
• Accuratesse en snelheid worden beïnvloed en hiermee mede de organisatiestructuur;
• Aantal managementniveaus kan (in eerste instantie) afnemen.

Keuze in gebruik en toepassingsmogelijkheden

De organisatie zal een programma van eisen moeten opstellen om tot een goede ontwikkeling van een informatiesysteem of DSS te komen. Hierbij valt te denken aan:

• Functioneel voor de diversiteit van taken en diensten
• Modulair opgebouwd zijn
• Eigen wensen of specifieke organisatorische eigenschappen moeten in het systeem verwerkt kunnen worden
• Moet kunnen communiceren en functioneren met de reeds bestaande systemen/platforms

Binnen de diverse gebruikersgroepen zal men zichzelf vragen moeten stellen zoals:

• Hoe ziet de infrastructuur eruit?
• Hoe wordt er omgegaan met de beschikbaarheid van informatie?
• Welk belang hecht men aan up-to-date informatie?
• Wil men stapsgewijs (modulair) of grootschalig (implementatie in één keer) beginnen?
• Wat voor procedures/processen wil men?
• Welke stamgegevens zijn aanwezig en zijn er nodig?
• Welke software en hardware gebruiken we nu?

Zodra deze vragen beantwoord zijn, kan men zich richten op de volgend fase: het keuzetraject voor een informatiesysteem.

Het is voor een organisatie mogelijk om, als zij grootschalig wil beginnen, een overkoepelend systeem te (laten) ontwerpen dat alle administratieve functies in zich verenigt, waardoor informatie veel beter zou zijn te koppelen. Ook kan een organisatie ervoor kiezen een speciale persoon aan te wijzen die informatievragen beantwoordt en die vanuit zijn ervaring dit binnen een redelijk korte termijn kan doen. Daarnaast is het mogelijk om de beantwoording van informatievragen te vereenvoudigen door het instellen van vaste procedures en systemen die een nieuwe informatielaag creëren.

Voor- en nadelen van een facilitair managementinformatiesysteem

Aan de hierboven beschreven punten kunnen voor- en nadelen kleven die doorslaggevend zijn voor de uiteindelijke keuze van een informatiesysteem voor een organisatie. Maar aan het ontwerpen van een nieuw en overkoepelend systeem kleven ook de volgende belangrijke voor- en nadelen:

Voordelen

• Centraal meld- en/of servicepunt (klachten/reserveringen/facilitaire meldingen)
• Kostenbewuster (doorbelasten), klant- en servicegericht werken
• Doelmatiger beheer en inzicht in de bedrijfsmiddelen en processen
• Medewerkers kunnen direct beschikken over de toegewezen faciliteiten
• Medewerkers kunnen zelf hun facilitaire aanvraag via intranet regelen
• Ontlasting van het Front Office
• Ondersteuning van de afdeling Inkoop
• Organisatie (facilitair) voldoet aan de NEN 2580 en NEN 2748
• Efficiëntere en effectievere (facilitaire) organisatie
• Mogelijkheid tot uitbreiding door middel van een modulair systeem
• Conversie met reeds aanwezige (facilitaire) systemen en daardoor een standaard
• Men kan gaan "benchmarken" door middel van activity-based costing.

Nadelen

• De kosten kunnen erg hoog uitkomen door een te uitgebreide functionaliteit en een daarmee gepaard kostbaar ontwikkelingstraject. Kleine bedrijven missen vaak de expertise en het geld om een project zelf te kunnen uitvoeren, en uitbesteden kost vaak zeer veel geld.
• Invoering van een nieuw en kostbaar systeem levert veelal een (tijdelijk) verlies aan productiviteit op. Dit doordat werknemers moeten worden getraind in het gebruik en onderhoud van een informatiesysteem.
• Bij slechte communicatie tussen automatiseerders en gebruikers (managers) kan een kloof ontstaan in de informatie-uitwisseling tussen beide groepen. En dit beïnvloedt de kwaliteit van een informatiesysteem.
• Bovendien heeft iedere losse module van een informatiesysteem nog zijn eigen voor- en nadelen.

Modellen voor een managementinformatiesysteem

Voortdurend vinden er binnen organisaties veranderingen plaats. Verandering van beleidsterreinen, veranderingen binnen de organisatie, verandering van processen, of verandering van de informatievoorziening en behoeften. Bij elk van deze veranderingen is het zaak het geheel van de bedrijfsvoering te overzien en op basis van het beeld van de huidige en de gewenste situatie de veranderingen te ontwerpen. Deze veranderingen zullen doorgaans gevolgen hebben voor meerdere bedrijfsaspecten, zoals de inrichting van procedures, van de informatievoorziening en van de technische hulpmiddelen.

De werkelijkheid in organisaties is vaak zodanig complex dat eerst vereenvoudigde afbeeldingen van deze werkelijkheid moeten worden gemaakt om deze werkelijkheid hanteerbaar te maken voor het analyseren van de situatie en het ontwerpen van veranderingen.

Dergelijke vereenvoudigde afbeeldingen zijn "modellen".

Een voorkomende indeling van modellen van managementinformatiesystemen is de volgende:

• Systelogisch model

Dit is een model van een bepaald gedeelte van een organisatie. Hierin wordt beschreven waarom (probleemsituatie), wanneer, welke informatie noodzakelijk is.

• Infologisch model

In het infologische model zijn de gegevens en de verwerkingsprocessen aangegeven die nodig zijn om de informatie uit het systelogisch model te verschaffen. En binnen dit model wordt een ontwerp vastgesteld van het te ontwikkelen informatiesysteem.

• Datalogisch model

Binnen dit model wordt specifiek op het gegevensverwerkende informatiesysteem ingegaan. Grof gezegd, de wijze waarop de gegevensverwerking en opslag in het informatiesysteem opgezet zullen worden, wordt binnen dit model uiteengezet.

• Technisch model

Hierin wordt er een specificatie gemaakt van de te gebruiken technische hulpmiddelen (hardware en software) voor de realisatie van het informatiesysteem.

Uit de indeling van de bovengenoemde modellen kan men afleiden dat er vanuit vier invalshoeken naar een informatiesysteem gekeken kan worden, namelijk: het waarom, het wat, het hoe en het waarmee.

• Het waarom geeft de context aan van het te ontwerpen informatiesysteem door een duidelijke, up-to-date beschrijving te geven van de te ondersteunen situatie. In dit model wordt dus aangegeven hoe het informatiesysteem de organisatie moet ondersteunen door een antwoord te geven op vragen als: "Wie moet wanneer welke informatie over welk onderwerp op welke manier tot zijn/haar beschikking hebben?"

• Het wat geeft een functionele beschrijving van het te ontwerpen systeem. Kortom, de interacties tussen de gebruiker en het systeem zelf worden binnen dit model in logische termen besproken. En voorts worden de grenzen van het informatiesysteem duidelijk aangegeven en omschreven; wat volgt is dan een duidelijke functionele beschrijving van het te ontwerpen informatiesysteem.

• Het hoe beschrijft op welke manier binnen het systeem de input vertaald moet worden, en wordt vertaald, naar gespecificeerde output. Het systeem wordt beschreven in termen van gerelateerde gegevensverzamelingen en gegevensverwerkende componenten. Dit gebeurt geheel onafhankelijk van de specifieke hardware en programmeertaal (software).

• Het waarmee is de vertaling van een datalogisch model naar een gedetailleerde specificatie van bestanden, programmatuur en apparatuur in termen van de hulpmiddelen die uiteindelijk gebruikt worden voor de bouw van het informatiesysteem.

Zie ook

• NEN 2748
• NEN 2580
• Decision support system, voor bijvoorbeeld managers bij het nemen van complexe, niet-routinematige beslissingen.

  Intertaalkoppelingen via Wikidata (via reasonator)