Boekhouding

Tekening van het kantoor van de boekhouder
Jacob Fugger, tezamen met M. Schwarz (1517).

Boekhouding is het systematisch vastleggen van financiële feiten van een persoon, een bedrijf of een instelling met als doelen: het verschaffen van inzicht in de financiën en het afleggen van verantwoording over het gevoerde financiële beleid.

Iemand die in deze discipline werkzaam is, wordt een boekhouder of administrateur genoemd. De boekhouding resulteert meestal in een grootboek, dat op zijn beurt weer wordt gebruikt om de jaarrekening te maken. Het grootboek bestaat uit rekeningen of kaarten waarop per soort financieel feit de waardeveranderingen worden weergegeven. Het grootboek wordt ingeboekt met journaalposten ("boekingen").

Mede op basis van het grootboek worden de jaarstukken opgesteld, bestaande uit de jaarrekening (balans en winst- en verliesrekening, met toelichting) en het jaarverslag (tekstuele toelichting bij de jaarrekening en verwachtingen). De boekhouding wordt meestal gevoerd op een computer in een boekhoudprogramma.

De controle van jaarrekeningen wordt in Nederland door een registeraccountant of een accountant-administratieconsulent uitgevoerd, in België gebeurt dat door de bedrijfsrevisor.

Wettelijke boekhoudplicht (Nederland)

De wettelijke verplichting tot het voeren van een boekhouding vloeit voort uit het burgerlijk wetboek boek 3 art. 15i lid 1: Een ieder die een bedrijf of zelfstandig een beroep uitoefent, is verplicht van zijn vermogenstoestand en van alles betreffende zijn bedrijf of beroep, naar de eisen van dat bedrijf of beroep, op zodanige wijze een administratie te voeren en de daartoe behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op zodanige wijze te bewaren, dat te allen tijde zijn rechten en verplichtingen kunnen worden gekend.

Voor rechtspersonen is een vergelijkbare bepaling opgenomen in boek 2 van het burgerlijk wetboek, art. 10 lid 1: Het bestuur is verplicht van de vermogenstoestand van de rechtspersoon en van alles betreffende de werkzaamheden van de rechtspersoon, naar de eisen die voortvloeien uit deze werkzaamheden, op zodanige wijze een administratie te voeren en de daartoe behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op zodanige wijze te bewaren, dat te allen tijde de rechten en verplichtingen van de rechtspersoon kunnen worden gekend.

Voor de heffing van de rijksbelastingen is een administratieplicht opgenomen in art. 52 leden 1 en 2 van de algemene wet inzake rijksbelastingen: 1. Administratieplichtigen zijn gehouden van hun vermogenstoestand en van alles betreffende hun bedrijf, zelfstandig beroep of werkzaamheid naar de eisen van dat bedrijf, dat zelfstandig beroep of die werkzaamheid op zodanige wijze een administratie te voeren en de daartoe behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op zodanige wijze te bewaren, dat te allen tijde hun rechten en verplichtingen alsmede de voor de heffing van belasting overigens van belang zijnde gegevens hieruit duidelijk blijken. 2. Administratieplichtigen zijn: a. lichamen; b. natuurlijke personen die een bedrijf of zelfstandig een beroep uitoefenen, alsmede natuurlijke personen die belastbare winst uit onderneming als bedoeld in artikel 3.3 van de Wet inkomstenbelasting 2001 genieten; c. natuurlijke personen die inhoudingsplichtige zijn; d. natuurlijke personen die een werkzaamheid als bedoeld in de artikelen 3.91 en 3.92 van de Wet inkomstenbelasting 2001 verrichten.

De boekhoudplicht voor de rijksoverheid is in de comptabiliteitswet geregeld.

Boekhoudstelsels

In de boekhouding kunnen twee boekhoudstelsels worden onderscheiden, het kameralistische stelsel en het commerciële stelsel.

In het kameralistische stelsel worden ontvangsten en uitgaven vastgelegd; het is gericht op het inkomen en de vertering daarvan. Daarbij wordt inkomen in aanmerking genomen op het moment dat het is ontvangen, en vertering van inkomen op het moment van de uitgave. Nadeel van deze methode is, dat de boekhouding slecht controleerbaar is en de jaarrekening, de staat van ontvangsten en uitgaven, pas opgesteld kan worden als alle ontvangsten en uitgaven over de periode zijn gedaan. In 1762 publiceerde de Oostenrijkse Hofrat Johann Matthias Puechberg in Einleitung zu einem verbesserten Kameral-Rechnungsfuße, auf die Verwaltung einer Kameral-Herrschaft angewandt , de nieuwe kameraalstijl. In de door hem beschreven methode worden naast de ontvangsten en uitgaven ook de opdrachten tot ontvangsten en uitgaven geboekt. Door de opdrachten (de soll-positie) te vergelijken met de daadwerkelijke ontvangsten en uitgaven (de ist-positie) is een betere controle mogelijk. Bovendien kan de jaarrekening eerder opgemaakt worden, door voor de na het eind van het jaar nog niet geëffectueerde ontvangsten en uitgaven uit te gaan van de 'soll'posten.

Het commerciële stelsel is gericht op de vaststelling omvang van het vermogen. Het commerciële stelsel kent twee methoden, het enkel boekhouden en het dubbel boekhouden. Uitgangspunt bij beide methoden is een inventaris van bezittingen en schulden, waaruit een balans wordt opgesteld. Met behulp van dagboeken worden waardeveranderingen vastgelegd, waaruit de balans aan het einde van de periode kan worden berekend (soll-positie). Deze balans wordt ter controle vergeleken met de inventarislijst die aan het eind van die periode is opgesteld (ist-positie).

Enkele begrippen

Met betrekking tot boekhouden zijn er twee op elkaar lijkende begrippen met een fundamenteel verschillende betekenis:

• dubbele boekhouding : Een illegale praktijk, waarbij twee boekhoudingen worden bijgehouden: één wordt openbaar gemaakt ter controle van de fiscus of t.b.v. overige belanghebbende organisaties, en één waar de echte stand van zaken in vermeld wordt.(ook wel "schaduwboekhouding")
• dubbel boekhouden : Het gebruikelijke boekhoudkundige systeem waarin de dagelijkse boekingen worden bijgehouden in twee registers, namelijk het grootboek en het journaal of dagboek. Met behulp van journaalposten uit het dagboek kan een grootboek worden samengesteld en tenslotte de jaarrekening worden opgemaakt.

In een dergelijke boekhouding worden inkomsten en uitgaven dus gesplitst in twee delen:

1. de realisatie (van de verkoop, van de aankoop)(kosten of opbrengsten)
2. de betaling (via de bank, de kas ...)(uitgaven of inkomsten)

Om deze splitsing op te vangen worden vorderingen en schulden aangemaakt. Ze vormen de buffer tussen realisatie en betaling. Op basis van een dubbele boekhouding kan niet alleen veel correcter worden bepaald welk het resultaat is van een boekjaar (winst of verlies), maar kan ook veel directer (door de dubbele notering) worden bepaald hoe ons eigen vermogen evolueert. Er ontstaat ook een verschil tussen uitgaven (de geldbeweging in min) en kosten én inkomsten (de geldbeweging in meer) en opbrengsten, of een verschil tussen liquiditeitsstromen en resultaat (winst of verlies).

• Enkel boekhouden (ook wel enkelvoudig boekhouden of kasboekhouding genoemd) is het systeem waarin dagelijkse boekingen in dagboeken worden bijgehouden, waaruit meteen de jaarrekening wordt getrokken, zonder eerst een grootboek te maken. Door de automatisering levert enkel boekhouden tegenwoordig vrijwel geen tijdsbesparing meer op. De enkelvoudige boekhouding houdt ook enkel rekening met financiële bewegingen en niet met bewegingen van vorderingen en schulden. Het is dus niet mogelijk om rechtstreeks de balans te trekken van bezittingen, vorderingen en schulden, zoals in het dubbel boekhouden. Een resultatenrekening kan wel worden opgemaakt, want alle gedane kosten en ontvangen opbrengsten zijn genoteerd, maar alle te verwachten kosten, opbrengsten moeten worden bijgeteld.
• De rekeningen van het grootboek kennen een debet en een creditzijde. De totalen van alle debetbedragen moeten gelijk zijn aan die van de creditbedragen. Dit noemt met het boekhoudkundige evenwicht.

Rekeningenstelsel

Het rekeningenplan of rekeningenstelsel is de lijst van rekeningen die in een boekhouding gebruikt worden.

• Zie minimum genormaliseerd rekeningenstelsel (België)

Boekhouden en bedrijfseconomie

De boekhouding verschaft informatie die gebruikt wordt voor bedrijfseconomische beslissingen. Men deelt het daarom vaak in bij bedrijfseconomie. Men moet echter bedacht zijn op twee fundamentele verschillen tussen beide disciplines: ten eerste houdt boekhouding zich bezig met feiten, terwijl economie zich richt op mogelijkheden en keuzes; ten tweede is boekhouden een ambacht met een lange traditie, terwijl economie een wetenschap is.

Men zou kunnen zeggen dat boekhouding het verhaal vertelt over wat er echt is gebeurd, terwijl economie verhalen vergelijkt en probeert te komen tot een oordeel over wat er is gebeurd.

Beknopte geschiedenis van de boekhouding

Door de eeuwen heen hielden met name handelaren een boekhouding bij, teneinde een overzicht te hebben en houden van de in hun ondernemingen gedane uitgaven en verkregen ontvangsten, om uiteindelijk te komen tot een inzicht in de winsten en verliezen. Van de oudheid tot en met de Middeleeuwen verliep dit op basis van enkel boekhouden, dat wil zeggen: zonder een grootboek te maken; de balans werd daarbij door inventarisatie vastgesteld. Er waren vele methoden van boekhouden. Deze zijn (deels) overgeleverd uit diverse culturen, onder meer uit Babylonië (kleitabletten) en het Oude Egypte (papyrusrollen).

In de Renaissance ontstond in Italië voor het eerst het systeem met dubbel boekhouden, waarschijnlijk naar aanleiding van de reizen van Marco Polo en de kennis die hij uit het Verre Oosten naar Europa meenam. De eerste beschrijving van het dubbel boekhouden is gepubliceerd in 1494 in het boekSumma de Arithmetica Geometria Proportione et Proportionalita door de Italiaanse Franciscaner monnik Luca Pacioli. Het dubbel boekhouden heeft als voordeel, dat door elke post op twee rekeningen te boeken, eventuele (enkelvoudige) fouten uiteindelijk altijd gevonden zullen worden. Daarnaast kan op ieder gewenst moment inzicht worden verkregen in de actuele stand van bezittingen en schulden.

Het is tegenwoordig een eis van de overheid, dat een ondernemer een methode van boekhouden gebruikt zoals gangbaar binnen diens branche. In de praktijk is dat altijd een systeem gebaseerd op dubbel boekhouden. Verder dient de ondernemer "goed koopmansgebruik" te tonen.

Boekhoudingen worden tegenwoordig veelal gevoerd met behulp van standaard softwarepakketten op de eigen computer. In opkomst zijn de zogenaamde ASP-toepassingen waarbij de boekhouder gebruik maakt van een internetapplicatie.

Onderwijs

In Nederland zijn de basisbegrippen van het boekhouden opgenomen in de opleiding PD Boekhouden (Praktijkdiploma Boekhouden).

  Vrije mediabestanden over accountancy op Wikimedia Commons