Archief

Het archief is de bewaarplaats van belangrijke gegevens die zijn vastgelegd in documentvorm alsook de verzameling van documenten die voor een bepaald doel vervaardigd zijn. Naast documenten, in de vorm van agenda's, notulen, dossiers, brieven en akten, kunnen ook kaarten, foto's, films, video's en digitale bestanden gearchiveerd worden. Onderstaand wordt verder van documenten uitgegaan.

De meeste overheids-, maatschappelijke en commerciële organisaties beschikken over een archief. Ook particulieren houden er soms een persoonlijk archief op na. Specialistische (categoriale), wetenschappelijke of bedrijfsarchieven zijn, evenals vergelijkbare bibliotheken, niet altijd vrij toegankelijk. Net als een openbare bibliotheek is een openbare (overheids)archiefdienst wel vrij toegankelijk. In tegenstelling tot een openbare bibliotheek is het 'lidmaatschap' van een openbare (overheids)archiefdienst gratis.

Definitie

Naast aanduiding van de bewaarplaats kan het begrip archief worden gebruikt ter aanduiding van de totale hoeveelheid documenten die zijn gemaakt of ontvangen door een instelling, persoon of groep personen. Archiefstukken onderscheiden zich van andere vormen van documentaire informatie doordat zij zijn ontstaan als direct gevolg van het taakgericht functioneren van een instelling, persoon of groep personen. Dit in tegenstelling tot een bibliotheek.

De gemeente- en rijksarchivaris van Utrecht Samuel Muller Fzn. gaf in zijn Handleiding van 1898 de definitie:

Een archief is het geheel der geschrevene, geteekende en gedrukte bescheiden, ex officio ontvangen bij of opgemaakt door eenig bestuur of een zijner ambtenaren, voorzoover deze bescheiden bestemd waren om onder dat bestuur of dien ambtenaar te blijven berusten.

Deze definitie vond internationaal ingang en vormt het begin van de archiefwetenschap. Tegenwoordig vallen ook andere bescheiden zoals computerbestanden onder de definitie.

De Nederlandse Archiefwet 1995 definieert vier soorten archiefbescheiden (archiefstukken):

1. bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten
2. bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen, wier rechten of functies op enig overheidsorgaan zijn overgegaan
3. bescheiden, ongeacht hun vorm, welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen of personen dan wel uit anderen hoofde in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten
4. reprodukties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn gesteld van de onder 1°, 2° of 3° bedoelde archiefbescheiden of welke op grond van het bepaalde in artikel 7 zijn vervaardigd

(Archiefwet 1995, art.1)

In de moderne archiefwetenschap wordt ook wel de volgende definitie gebruikt:

Archief is Procesgebonden Informatie.(Hier slaat "procesgebonden" op het werkproces.)

Waarde

Archiefstukken worden in de eerste plaats bewaard omdat zij vanwege hun verband met de (werk)processen waaruit zij voortkomen, als bewijs kunnen dienen voor deze processen en helpen om verantwoording af te leggen. Verder hebben archiefstukken informatieve waarde voor de bedrijfsvoering. Daarnaast kunnen archiefstukken en archieven een (afgeleide) cultuurhistorische waarde bezitten.

De Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 schrijven voor dat de overheid voor haar archieven zogenaamde selectielijsten opstelt, waarin in ieder geval omschreven is welke stukken op enig moment dienen te worden vernietigd. Vaak zal in een selectielijst ook zijn omschreven welke stukken voor eeuwig bewaard moeten blijven. Een selectielijst is pas van kracht wanneer deze in de Staatscourant is gepubliceerd. Toezicht op de zorg voor en beheer van overheidsarchieven wordt uitgeoefend door de Archiefinspecties.

Toegang

Met toegang tot het archief bedoelt men de toegang tot de ruimte waar de archieven zich bevinden. Met toegang op het archief bedoelt men de ontsluiting van de archiefstukken door beschrijvingen. Een archief in de betekenis van een verzameling documenten wordt vaak ontsloten door middel van een inventaris waarin de archiefstukken systematisch worden beschreven op grond van hun functie voor de vormende organisatie. Soms wordt er een nadere toegang gemaakt, bijvoorbeeld een lijst persoonsnamen die naar aktes verwijzen. Van oude stukken in een archief worden vaak regesten gemaakt, een soort samenvattingen van de inhoud van een akte. Welke archieven een archiefdienst beheert, wordt aangegeven in een archievenoverzicht.

Zie ook

• Digitaal archiefsysteem
• Archiefdepot
• Gemeentearchief
• Rijksarchief
• Archiefwezen (België)
• Rijksarchief (België)

Trivia

Met het ronde archief of grijze archief wordt een prullenbak bedoeld. Met iets in het ronde archief opbergen wordt bedoeld dat het weggegooid wordt, net als verticaal klasseren.

Literatuur

• Formsma, W.J. en Ketelaar, F.C.J., Gids voor de Nederlandse archieven, Bussum, Unieboek, 1975
• Horsman, P.J., Ketelaar, F.C.J. en Thomassen, T.H.P.M., Tekst en context van de Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven van 1898, Verloren, Hilversum, 1998
• Muller Fzn., S., Feith, J.A. en Fruin Th. Azn., R., Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven, Groningen, Erven B. van der Kamp, 1898, 1920, tweede druk

Externe links

• www.nationaalarchief.nl Het Nationaal Archief in Den Haag beheert de archieven van de Nederlandse overheid, alsmede van maatschappelijke organisaties en individuele personen die van nationaal belang zijn (geweest)
• www.archieven.beeldengeluid.nl Het Nederlands Instituut voor Beeld en Geluid in Hilversum beheert het nationale audiovisuele archief
• www.arch.be Het Rijksarchief (België) (Frans: Archives de l'État) draagt zorg voor het Belgisch archivalisch erfgoed

• www.archiefnet.nl Portal naar websites van archieven in Nederland en elders, verzorgd door het Historisch Centrum Overijssel
• www.archieven.nl Zoeken in toegangen en inventarissen van nationale, regionale en plaatselijke archieven

• www.archiefforum.org Archiefforum. Onafhankelijke digitale kenniswebsite over archieven en archiefonderzoek (Nederland en Vlaanderen)
• www.alledaagsarchief.nl Het dagelijks nieuws, te vinden in diverse Nederlandse archieven

• www.kvan.nl Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland
• www.unseco.org Archief portal van de UNESCO (Engelstalig)

• Wikisource Nederlandse staat, Archiefwet 1995 [http://nl.wikisource.org/wiki/Archiefwet_van_24_juni_1955 Belgisch Staatsblad, Archiefwet van 24 juni 1955

  Zie ook de categorie met mediabestanden in verband met Archives op Wikimedia Commons.