E-mail

E-mail (oftewel email), oftewel mail oftewel e-post oftewel elektronische post is het versturen van digitale boodschappen via onder andere internet. De eerste e-mail over een computernetwerk werd in 1971 door Ray Tomlinson verzonden. Rond 1995 werd het populair bij het grote publiek, samen met het wereldwijde web.

E-mail wordt vaak gebruikt voor korte, informele berichten. In tegenstelling tot een brief op papier wordt het bij e-mail geaccepteerd om korte en compacte zinnen te gebruiken. Door het meesturen van bijlagen (attachments, mogelijk sinds de Multipurpose Internet Mail Extensions, MIME, zijn ingevoerd) is het ook mogelijk om inhoud in een andere vorm dan tekst te versturen.

Recentelijk heeft communicatie per e-mail dezelfde wettelijke status gekregen als die per brief. De mailtjes moeten dan wel aan een aantal voorwaarden voldoen. De authenticiteit moet zijn gewaarborgd; er moet zekerheid bestaan over de afzender, en er moet niet achteraf aan kunnen worden geknoeid. De zogenaamde "elektronische handtekening" biedt hier uitkomst. De voordelen van een dergelijk gebruik van e-mail ten opzichte van andere vormen van communicatie zijn:

• Snellere communicatie;
• Sneller tot een contract kunnen komen;
• Besparing van (verzend)kosten;
• Men hoeft niet meer in persoon bij de ander langs.

E-mail waaraan de ontvanger weinig waarde toeschrijft wordt junkmail genoemd. Een vorm van junkmail is spam, e-mail die ongevraagd aan een groot aantal ontvangers wordt verstuurd. Een e-zine is een tijdschrift dat via e-mail wordt verzonden. Een variant hierop is de e-mail-nieuwsbrief.

Voorgangers van e-mail zijn de brief, het telegram, de telex, de telefax en binnen Nederland het op Datanet gebaseerde Memocom 400 dat echter nooit succesvol werd. Wellicht wordt e-mail op termijn opgevolgd door mobiele communicatie, zoals de SMS. In de context van e-mail wordt de veel tragere briefpost vaak snail mail genoemd.

E-mail is tegenwoordig vooral alleen toegankelijk via het Internet-netwerk, maar e-mail kan ook buiten het Internet-netwerk om toegankelijk zijn omdat de oorspronkelijke e-mail niet netwerkafhankelijk is.

Etymologie

De Engelse term mail is afgeleid van het woord voor reistas (1205), verwant met Oudfrans male (beurs), < Frankisch *malha, Indo-Europees *molko- "huis, tas". Via de brieventas heeft het begrip zich ontwikkeld tot de drager van de poststukken (1654) en uiteindelijk tot het bericht zelf.

Schrijfwijze

Sinds de opkomst van e-mail is het woord dusdanig ingeburgerd in de Nederlandse taal, dat het steeds vaker zonder het tussenstreepje voorkomt. De Oxford dictionary legt het e- voorvoegsel als volgt uit: "Het gebruik van electronische data verzending, vooral via internet".. Internationaal is email de meest gebruikte versie.

Routering en infrastructuur

Over het algemeen wordt een e-mail niet direct naar de ontvanger gestuurd, maar verloopt de verzending via een of meer tussenschakels. Hierbij wordt gebruik gemaakt van een aantal andere internetdiensten, met name DNS. Een e-mail-gebruiker gebruikt een bepaald e-mail-account, bijvoorbeeld bij een Internet Service Provider of een andere aanbieder van e-mail-diensten zoals Gmail, Yahoo!, Hotmail of Windows Live Mail.

Aan een e-mail-account is een e-mailadres gekoppeld. Dit adres is opgebouwd uit een aantal delen: een gebruikersnaam, het @-teken, server- of ISP-naam, en het top-level domain, bijvoorbeeld .nl.

Voorbeeld: jan.jansen@provider.nl

Hier is:

• "jan.jansen" de gebruikersnaam
• "provider" de domeinnaam (kan de ISP-naam zijn)
• ".nl" de top-level-domain aanduiding

De gebruiker schrijft de e-mail met behulp van een e-mailclient. Dit programma verstuurt de e-mail vervolgens naar de mailserver waarop het mailaccount bekend is. Als de e-mail gericht is aan een e-mailadres dat niet door deze mailserver wordt beheerd, wordt via DNS het adres van een mailserver gezocht die dat wel doet. De mailserver zal de e-mail dan doorsturen naar deze mailserver. Deze stap kan meerdere malen worden uitgevoerd. Vaak voorkomende begrippen in e-mailprogramma's zijn 'CC' en 'BCC', die meestal onder het vak van de geadresseerde staat bij het schrijven van een e-mail. Deze termen staan voor 'Carbon Copy' respectievelijk 'Blind Carbon Copy'. Dit wil zeggen dat er een kopie van de e-mail aan een andere persoon wordt gestuurd. Bij BCC wordt deze kopie verstuurd zonder dat de originele ontvanger dit kan zien bij de geadresseerden.

Adressering

Meestal begint een bericht zijn reis doordat het met SMTP aan een SMTP-server wordt verstuurd. Meestal is dat de SMTP-server van de eigen provider, maar het is soms ook mogelijk het bericht naar de SMTP-server van de ontvanger te sturen. Andere SMTP-servers zullen het bericht meestal weigeren.

Verzenden met SMTP

Het bericht bestaat in SMTP uit de volgende delen:

1. EHLO (verouderd: HELO)
2. MAIL FROM: adres van afzender
3. RCPT TO: adres van ontvanger
4. DATA
5. From: adres van afzender
6. To: adres van ontvanger
7. Subject: onderwerp
8. (lege regel)
9. tekst van bericht
10. . (een regel met alleen een punt geeft het einde aan)

• De regels 2 en 3 vormen de envelop en zijn vergelijkbaar met de envelop van een papieren brief. Deze gegevens worden gebruikt bij de verzending en eventueel om een bericht naar de afzender te sturen als er een probleem ontstaat.
• De regels 5, 6 en 7 vormen de header. Deze gegevens zijn vergelijkbaar met het briefhoofd van een papieren brief. Terwijl het bericht met SMTP van server naar server wordt doorgegeven, worden er steeds gegevens aan de header toegevoegd, zodat de routering van het bericht kan worden nagegaan. Deze gegevens worden onderweg niet gelezen en het is dus heel goed mogelijk dat regel 5 en 6 onjuiste adressen bevatten. Ook bij een papieren brief let de post niet op het briefhoofd maar alleen op de envelop.
• Na de header komt een lege regel en daarna komt de body.

Een bericht kan naar meerdere adressen worden gestuurd door regel 3 te herhalen. Een e-mailcliënt zal dan ook de hele lijst (tot veler ergernis) in regel 6 zetten. Gebruikt men Bcc, dan wordt dat adres wel in regel 3, maar niet in regel 6 gezet, maar die wordt bij de routering immers genegeerd.

Ontvangen met POP3

De uiteindelijke bestemming is meestal een particuliere computer die niet altijd met het internet verbonden is. Daardoor is het niet praktisch het bericht met SMTP naar de bestemming te leiden. Meestal eindigt het bericht dan ook bij de POP3-server van de geadresseerde. De geadresseerde kan het bericht daar ophalen. Daarbij gaat de envelop verloren.

De e-mailcliënt scheidt meestal header en body van elkaar. De body wordt in het berichtvenster getoond, en de relevante gegevens uit de header (verzender, ontvanger, onderwerp) in aparte velden. Wordt het bericht beantwoord, dan wordt er gebruik gemaakt van de regel Reply-to in de header, als die aanwezig is.

Soms worden afbeeldingen in een e-mail niet meegestuurd maar worden ze bij het weergeven ingevoegd van het web. In dat geval moet men niet alleen bij het ophalen van de e-mail maar ook bij het lezen verbinding hebben met internet.

Doorsturen

Soms komt het voor dat een SMTP-server is ingesteld om een bericht naar een ander adres door te sturen. Deze server verandert dan het RCPT TO-adres in de envelop en stuurt het bericht verder.

Onzichtbare adressen

Er wordt op gewezen dat de ontvanger, nadat hij een bericht met POP3 heeft ontvangen, in principe niet kan zien wie de verzender is en ook niet aan welk adres het bericht verstuurd was. Deze gegevens stonden namelijk in de envelop en die werd bij POP3 verwijderd. Verder werd het bericht wellicht doorgestuurd (zie vorige paragraaf) waarbij het RCPT TO-adres veranderd werd. Bovendien kan het MAIL FROM-adres onjuist zijn. De ontvanger ziet alleen From en To, maar deze gegevens kunnen door de verzender geheel willekeurig worden ingevuld.

Soms echter zet de server ook nog een extra regel in de header waaraan de ontvanger kan zien welke adressen er oorspronkelijk op de envelop stonden.

Vergelijking met papieren post

De verzender schrijft op een vel papier de gegevens van afzender en geadresseerde (de header) en een bericht (de body). Hij doet de brief in een envelop en schrijft daarop ook de gegevens van afzender en geadresseerde.

De post verstuurt de brief aan de hand van de gegevens op de envelop. Bij elk postkantoor wordt de brief geopend om een poststempel op de brief (niet op de envelop) te zetten.

Moet de brief worden doorgestuurd, dan wordt de envelop vervangen.

Bij aflevering wordt de envelop verwijderd. Alleen de brief wordt bezorgd.

Misbruik

Door de vatbaarheid van met name de e-mailcliënt Outlook Express is de verspreiding van virussen en wormen via e-mail een zeer groot probleem geworden. Voordat e-mail op grote schaal gebruikt werd, werden virussen vooral verspreid via diskettes.

Ook het versturen van grote hoeveelheden spam is een groot probleem. De hoeveelheid spam die verstuurd wordt is dermate groot dat de hoeveelheid e-mails met virussen, wormen of spam meer dan negen maal groter is dan de hoeveelheid reguliere e-mails.

Een andere vorm van misbruik wordt phishing genoemd. Bij phishing wordt onder valse voorwendselen een ongevraagde e-mail verstuurd, waarbij de ontvanger gevraagd wordt om bepaalde informatie, zoals een wachtwoord of een pincode. Meestal is phishing gericht op het verkrijgen van informatie met betrekking tot creditcards of elektronisch bankieren.

Het grote probleem met het fenomeen e-mail is dat het protocol dat wordt gebruikt om e-mails te versturen, SMTP, ontworpen is zonder authenticatielaag. Dit was in eerste instantie misschien niet technisch mogelijk of omslachtig en stond de eigen uitbreiding in de weg, maar is in deze tijd uitermate lastig.

Door dit hiaat kan eender wie een e-mail sturen met als afzendadres niet zijn eigen e-mailadres. Hierdoor krijgen internet gebruikers e-mails in hun postvak die zich voordoen als belangrijke berichten en de gebruiker oproepen actie te ondernemen waardoor ze persoonlijke gegevens zouden meedelen via een getruukeerde website (phishing).

Enkel door de 'header' van de e-mail (een stukje informatie dat de route bevat) te gaan uitpluizen zou men kunnen uitzoeken vanwaar een e-mail daadwerkelijk zou zijn gestuurd, maar dit kan maar tot op een zeker punt, want het dynamisch IP-concept gooit roet in het eten. Doordat iedereen op specifieke momenten een ander IP-adres krijgt van zijn ISP, wordt het traceren van e-mail heel hard bemoeilijkt.

Om misbruik via e-mail te voorkomen (zoals spam) worden ook wegwerp-e-mailadressen gebruikt.

Nevenwerking van e-mailverkeer

Onderzoek wees uit dat e-mailverkeer op de werkplek persoonlijk contact tussen collega's onder druk zet en zorgt voor een minder prettige werksfeer. De helft van de collega's mailt of belt elkaar terwijl men net zo makkelijk even langs kan lopen.

E-mailgedragslijn voor overheden

Sinds december 2005 geldt / gold in Nederland een E-mailgedragslijn voor overheden. Deze gedragslijn van burger@overheid, een adviesorgaan dat tot 2007 bestond, geeft / gaf aan hoe de overheden moeten handelen bij ontvangst, beantwoording en archivering van e-mail en gaat ook in op het hanteren van richtlijnen en het monitoren van prestaties.

Deze gedragslijn omvat de volgende punten:

• A. Bereikbaarheid

Elke overheidsinstantie is bereikbaar per e-mail. Een instantie die niet bereikbaar is per e-mail, maakt de reden van dit besluit bekend op de website.

• B. Ontvangstbevestiging

Bij binnenkomst van een e-mail wordt per ommegaande een ontvangstbevestiging gestuurd, tenzij de betreffende e-mail direct wordt afgehandeld. De ontvangstbevestiging geeft aan binnen hoeveel dagen na ontvangst van de e-mail een eerste reactie kan worden verwacht.

Zolang een burger geen eigen dossier bij het overheidsorgaan in kwestie heeft waarmee hij zijn contacten kan beheren, adviseert burger@overheid een referentienummer toe te kennen waarnaar de aanvrager kan verwijzen.

• C. Afhandeling

Bij de afhandeling van e-mail wordt onderscheid gemaakt naar eenvoudige en complexe vragen. Eenvoudige vragen hebben betrekking op bekende feiten of procedures, zoals openingstijden, parkeerregels, vergunningprocedures, etc. Dit soort vragen dient binnen twee werkdagen te worden afgehandeld. Complexe vragen of verzoeken kunnen meer tijd in beslag nemen. In ieder geval wordt de afzender binnen 10 werkdagen geïnformeerd over de verwachte afhandelingstermijn. Wanneer een overheidsinstantie voorziet dat een toegezegde afhandelingstermijn niet kan worden nagekomen, stelt zij de afzender hiervan direct op de hoogte en geeft een nieuwe termijn af.

• D. Archivering

E-mail wordt op een goede en veilige manier gearchiveerd, volgens dezelfde regels die gelden voor brieven.

• E. Richtlijnen

Elke overheidsinstantie hanteert heldere richtlijnen voor de afhandeling van e-mail. Burgers kunnen hier kennis van nemen via de website van de betreffende instantie. Ook worden burgers geïnformeerd over de wijze waarop klachten over de behandeling van e-mail kunnen worden ingediend.

• F. Openbaar maken van prestaties

Elke overheidsinstantie meet regelmatig haar prestaties met betrekking tot de afhandeling van e-mail en maakt deze openbaar, bijvoorbeeld via publicatie op haar website of in haar jaarverslag.

Juridische waardering

Op 24 maart 2009 werd door de rechtbank Zwolle, in een bestuursrechtelijke zaak tegen het UWV met betrekking tot een weigering van een WW-uitkering na een vrijwillig overeengekomen beëindiging van een arbeidsovereenkomst, uitgesproken dat, gelet op de ontwikkelingen in de moderne communicatie, ook correspondentie per of vastlegging in e-mail in beginsel kan worden aangemerkt als "schriftelijk" .

Zie ook

• IMAP, het Internet Message Access Protocol gebruikt om e-mail te ontvangen.
• POP3, het Post Office Protocol gebruikt om e-mail te ontvangen.
• SMTP, het Simple Mail Transfer Protocol gebruikt om e-mail te versturen.
• Webmail
• Gmail, gratis service van Google om e-mailberichten te ontvangen en te verzenden.
• Windows Live Hotmail, gratis e-mailservice van Microsoft
• Autoresponder, antwoordapparaat voor e-mail
• Push e-mail, e-mail die real time gedownload wordt

Externe link

• Richard Griffiths: History of Electronic Mail

Referenties