Material Positioning Analysis

Material Positioning Analysis, kortweg MPA, is een nieuw concept, methode en ook een computerprogramma waarmee het aloude MRP concept, dat in bijna elk ERP (Enterprice Resource Planning) systeem is terug te vinden, kan worden vervangen.

De naam Material Positioning Analysis geeft goed weer wat het concept inhoudt en wat het computerprogramma voor een industriële organisatie, die een ERP systeem met Material Planning gebruikt, kan doen. Het positioneert elk product, halffabricaat, materiaal of grondstof, waarvan de identificatie en de gegevens zijn opgeslagen in de item- artikel of Part tabel van de ERP database van deze industriële onderneming, zodanig, dat de relatie tussen dat item en verkooporders, verkooporderregels, werkorders, werkordermaterialen, inkooporders en inkooporderregels op detail niveau bekend en duidelijk is. Wat kan de voorraad van dat item voor die order en orderregel precies betekenen in aantal en tijdseenheid.

In de organisatie weet men dan precies wat er met die orders kan worden gedaan om deze afgehandeld te krijgen voor zover het de materiaalvoorziening betreft die met en door die orders moeten worden afgehandeld om uiteindelijk alle klantorders op tijd, met de juiste artikelen en in de juiste hoeveelheden afgeleverd te krijgen. Waarbij vooral die materialen zullen worden ingezet die men in eerste instantie toch al in huis heeft of die op (ultra) korte termijn beschikbaar zullen komen.

Met al die gegevens op detailniveau kan men in de onderneming schier welke analyse dan ook uitvoeren om inzicht te krijgen in zowel het detailniveau zelf maar ook het geheel van de materiaalvoorziening op elk moment in de tijd om het waardetoevoegend proces op de werkvloer van de industriële onderneming optimaal te ondersteunen.

MPA versus MRP

MRP staat voor Material Requirements Planning, een concept, methode en ook onderdeel van zowat elk ERP systeem waarmee sinds de jaren 70 van de vorige eeuw de beschikbaarheid of ontbreken van materialen en grondstoffen in industriële ondernemingen wordt bepaald op basis van z.g. onafhankelijke en afhankelijke behoeften.

Onafhankelijke behoeften zijn dan bijvoorbeeld klantopdrachten waarin door de klant om bepaalde producten en/of materialen wordt gevraagd.

Afhankelijke behoeften zijn dan bijvoorbeeld werkopdrachten in een industriële onderneming waarmee eindproducten worden vervaardigd en die op hun beurt vragen om halffabricaten en grondstof materialen om die eindproducten te kunnen maken.

MRP is/was van oorsprong gebaseerd op het principe van het afhandelen van de meer niveaus stuklijst of stuklijsten die in de database van het ERP systeem van de onderneming zijn opgeslagen.

Bekijkt men de stuklijst van een eindproduct en bevat deze materialen die op zichzelf kunnen worden samengesteld op basis van een "eigen" stuklijst dan is er al sprake van een meer niveaus stuklijst van het eindproduct van 2 niveaus; het hoogste niveau wordt dan meestal niveau 0 genoemd, het niveau daaronder 1; heeft die onderliggende stuklijst ook weer een materiaal met een "eigen"stuklijst dan is er al sprake van 3 niveaus, niveau 0, 1 en 2, enz.

Er ligt in een stuklijst dan ook meestal vast hoeveel er van de onderliggende materialen nodig zijn en hoelang het materiaal of grondstof erover doet om van halffabricaat beschikbaar te zijn voor de eindsamenstelling of van grondstof naar halffabricaat; dit laatste wordt dan de doorlooptijd of verkrijgingstijd genoemd.

De uiteindelijke uitsplitsing van deze niveaus kan doorgaan tot het laagste niveau hetgeen voor, in basis, elke industriële onderneming het niveau van materialen en grondstoffen zal betekenen die alleen maar via het doen van inkopen kunnen worden verkregen.

De onafhankelijke en afhankelijke behoeften bepalen dan in basis wanneer de halffabricaten, materialen en grondstoffen nodig zijn; elke verkooporder en orderregel kent een vraagdatum waarop de door de klant gevraagde producten nodig zijn, de gewenste leverdatum of, in het Engels, de desired delivery date.

Computerproducent IBM was begin zestiger jaren van de vorige eeuw een van de eersten die een computerprogramma uitbracht waarmee meer niveaus stuklijsten konden worden doorlopen waarbij de stuklijst, het benodigde aantal van het product en de gewenste leverdatum, het benodigde aantal en verkrijgingstijd van de onderliggende materialen met elkaar in verband werden gebracht.

Vanaf niveau 0 en het aantal dat op dat niveau werd gevraagd kon er op elk niveau worden gekeken hoeveel onderliggende materialen en grondstoffen er dan gesommeerd nodig zouden zijn en wanneer deze in huis zouden kunnen worden gehaald.

Computercapaciteit en computer opslagruimte waren in die tijd een factor van belang waar rekening mee moest worden gehouden; daarmee zaten er beperkingen aan het vermogen van deze IBM stuklijstprocessor om op snelle veranderingen in de vraag en daarmee van de gevraagde materialen in aantallen en moment van levering in te kunnen spelen.

Het MRP1 concept werd in 1975 beschreven door Joseph Orlicky in zijn boek Material Requirements Planning; The New Way of Life in Production and Inventory Management.

Voor die tijd een vooruitstrevend concept maar wel gebaseerd op de feitelijke situatie van toen dat zowel computercapaciteit als data opslagcapaciteit begrensd en duur waren.

Het concept beschrijft de materiaalplanning op basis van de meer niveaus stuklijsten met slechts 1 doorlooptijd per materiaal of grondstof in die stuklijst.

Toen, in 1975, kon dat niet anders door de beperkte computercapaciteit en data opslagruimte van de toenmalige computers maar anno 2020 is dat stukje van het MRP concept achterhaald doordat meerdere leveranciers hetzelfde materiaal of grondstof kunnen leveren met ieder mogelijkerwijs een andere doorloop- of verkrijgingstijd voor hetzelfde materiaal of grondstof.

Het concept beschrijft ook hoe de onafhankelijke behoeften en afhankelijke behoeften van een en hetzelfde product, halffabricaat, materiaal of grondstof binnen z.g. planperiodes (bijvoorbeeld periodes van een week voor het komende half jaar of jaar) kunnen worden gesommeerd om voor die periodes uit te rekenen hoeveel van de gevraagde producten, halffabricaten, materialen en grondstoffen er dan in huis moeten worden gehaald of moeten worden ingekocht.

Het Materiaalplanningscomputerprogramma of MRP programma houdt tijdens zijn run wel rekening met voorraden en eventueel lopende inkooporders en halffabrikaat werkorders en verrekent de te verwachten resultaten daarvan met de gesommeerde behoeften en stelt op basis daarvan voor om bepaalde halffabricaten te maken en/of materialen en grondstoffen in te kopen; zo'n voorstel wordt dan vastgelegd in een z.g. Planned Order. Afhankelijk van het type item, maken of kopen, een Planned Order voor een maakitem of een koopitem of beiden.

Een Planned Order in een ERP systeem is dus nog geen maak- of koopopdracht voor het maken of kopen van de daarin vastgelegde items, maar een voorstel daartoe voor een bepaalde vastliggende periode in de toekomst.

De Material Planner c.q. Inkoper kan dan, op basis van zo'n Planned Order, besluiten om de gevraagde producten, halffabricaten, materialen of grondstoffen zelf te (laten) maken of in te kopen door een Planned Order in het ERP systeem om te zetten in een echte maakopdracht of inkooporder of -opdracht.

Dit hele mechanisme zit nog steeds in bijna alle ERP systemen die er anno 2020 op de markt zijn en worden als Materiaalplanningscomputerprogramma door de diverse ERP systeem leveranciers nog steeds als zodanig ondersteund.

Het MRP programma legt over het algemeen ook niets anders vast dan Planned Orders per gevraagd eindproduct, halffabricaat, materiaal of grondstof.

En Planned Orders zijn per planperiode dus altijd een sommatie van onderliggende verschillende vraag van onafhankelijke en afhankelijke behoeften die vast komen te liggen tijdens en na de run van het MRP programma. Dat was in de zeventiger en tachtiger jaren ook het beste wat men kon doen met die beperkte en dure computercapaciteit en data opslag.

Bij grote databases met duizenden verschillende stuklijsten, eindproducten, halffabricaten, materialen en grondstoffen kon een MRP run in de zeventiger en tachtiger jaren van de vorige eeuw uren of soms wel dagen duren en was het heel normaal dat MRP slecht 1 maal per week of naderhand 1 maal per dag (meestal 's nachts) werd gedraaid.

Maar in 2020 zijn computercapaciteit, data opslag, performance en systeem functionaliteit na bijna 50 jaar ontwikkeling vele malen sneller, goedkoper, groter en beter geworden.

Dat is dus tegenwoordig totaal geen issue meer waar ERP systemen en de materiaalplanningsfuncties die daar inzitten rekening mee zouden moeten houden, voor wat de bepaling wanneer welke producten gemaakt moeten worden en wat daarvoor in huis moet worden gehaald.

De veranderingen op de set van onafhankelijke en afhankelijke behoeften door wijzigingen in verkoopopdrachten, werkopdrachten en inkoopopdrachten vinden tegenwoordig ook vele malen sneller plaats dan 40, 50 jaar geleden.

In die tijd werd er vooral op voorraad geproduceerd zonder de vraag te stellen of die voorraden ook echt opgebruikt zouden worden, doch tegenwoordig vindt productie alleen plaats als er ook daadwerkelijk een order tegenover staat die kan worden gedekt doordat een klant daarvoor zijn goedkeuring heeft afgegeven.

Gezien ook de mogelijkheden die de huidige generatie computers met zich meebrengen is het binnen een ERP systeem eigenlijk zeer beperkt om na een MRP run slechts de beschikking te hebben over Planned Orders waarin per planperiode de som zit aan gevraagde producten, materialen of grondstoffen, zonder per Planned Order te weten waar de daarin gesommeerde behoeften vandaan komen, wie daar nu eigenlijk om heeft gevraagd en welke aanwezige voorraden en lopende inkoopopdrachten op welke manier nu eigenlijk zijn verrekend.

Als je als Material Planner in een productieorganisatie wilt weten wat er precies moet worden gemaakt of gekocht zul je, in basis, alle in de ERP database beschreven artikelen (items) aan eindproduct, halffabricaat, materiaal of grondstof stuk voor stuk moeten analyseren om een beeld te krijgen welke items er nu wel en welke niet moeten worden gemaakt of gekocht. Met een database met duizenden verschillende items is dat een schier ondoenlijke zaak, zeker als dat moet gebeuren in het tijdbestek tussen 2 MRP runs. En als MRP elke dag draait is dat een dag.

Ook al kunnen MRP runs in de huidige ERP systemen relatief snel (en veel sneller dan 40, 50 jaar geleden) worden uitgevoerd, een minuut na zo'n MRP run kan de hele set met onafhankelijke en afhankelijke behoeften weer totaal anders zijn door orderwijzigingen, annuleringen, bijbestellingen, etc. Want zo snel vinden veranderingen nu eenmaal plaats.

MRP kan dus bijvoorbeeld niet de vraag beantwoorden welke in het systeem al aangemaakte inkooporders niet meer naar de leverancier behoeven te worden gestuurd omdat de in die inkooporder gevraagde materialen inmiddels al niet meer nodig zijn. Een MRP planner heeft dat overzicht niet door het ontbreken van detailinformatie over welk deel van die reeds lopende inkooporders aan welke onafhankelijke of afhankelijke behoefte en daarmee aan welke vragende order kunnen worden toegewezen.

Wat doet MPA anders?

En dat is nu precies wat Material Positioning Analysis (MPA) wel kan en doet.

Daar waar MRP uitgaat van elk individueel item in de ERP database en dat dus ook het principe is waarmee het MRP programma tijdens z'n run de database en de daarin opgeslagen item tabel afloopt, gaat MPA uit van de gehele set met onafhankelijke en afhankelijke behoeften gesorteerd op de vraagdatum van die onafhankelijke en afhankelijke behoeften (lees : verkooporders en maakopdrachten), kijkt welk item daarbinnen wordt gevraagd, kijkt of daar nog voorraad van is en streept de gevraagde hoeveelheid van die voorraad af om vervolgens dat stukje voorraad van dat item dat dan nog overblijft voor de eerstvolgende onafhankelijke of afhankelijke behoefte beschikbaar te kunnen hebben om het vervolgens daar weer voor "af te strepen", enz. En altijd in volgorde van behoeftedatum of vraagdatum. Het MPA programma houdt per item precies bij hoeveel voorraad beschikbaar is voor onafhankelijke en afhankelijke behoeften en legt vast in een separate tabel in de ERP database welk deel van die voorraad kan worden toegewezen aan de vragende order of orderregel ofwel de onafhankelijke of afhankelijke behoeften. Als op die manier de volledige beschikbare voorraad is afgevinkt doet MPA hetzelfde voor de daarop volgende onafhankelijke of afhankelijke behoeften maar dan met het "wegstrepen" of "afvinken" van de items en hoeveelheid van de lopende halffabrikaat werkorders en inkooporderregels; de werkorders die al gepland zijn en op de fabrieksvloer al lopen maar nog niet klaar zijn en de inkooporders dus die nog niet van de leverancier zijn ontvangen.

MPA ondersteunt het fenomeen duurzaamheid.

MPA ondersteunt ook het fenomeen duurzaamheid: het houdt rekening wat er al in huis is of gezien de reeks aan lopende halffabricaat werkorders en uitstaande inkooporders binnen afzienbare tijd de voorraad zal instromen.

Dit onder het motto: "Maak eerst op wat je in huis hebt voordat je iets nieuws maakt of koopt" en ook en vooral vanuit de gedachte dat aan de vraag van de klant, uitgedrukt in verkooporders en eindproduct werkopdrachten, zo spoedig mogelijk moet worden voldaan, waarbij vanuit een realistische invalshoek er aan die klant een betrouwbare termijn kan worden afgegeven wanneer de door hem of haar gevraagde producten kunnen worden gemaakt c.q. geleverd.

MPA maakt daarmee eerst op wat al in huis is voor welke onafhankelijke of afhankelijke behoefte die dat nodig heeft en wijst reeds uitstaande halffabricaat werkorders en nog binnen te boeken inkooporders aan die onafhankelijke of afhankelijke behoefte toe als alle in voorraad aanwezige materialen van een bepaald item al zijn toebedeeld.

MPA houdt haar acties in detail bij tijdens de run.

Tijdens de MPA run wordt bestaande voorraad dus afgestreept maar wordt elke actie die MPA in dat opzicht doet voor elke onafhankelijke of afhankelijke behoefte in relatie tot elk gevraagd item ook, als het ware, naast die voorraad, lopende halffabricaat werkorders en inkooporders in het ERP systeem bijgehouden. Er wordt in detail bijgehouden welke onafhankelijke of afhankelijke behoefte, dus welke order, welke stukje van de bestaande voorraad of binnenkort te verwachten voorraad heeft gevraagd.

MPA “kijkt” of een bepaald item, waar een onafhankelijke of afhankelijke behoefte van bestaat in het systeem een z.g Maak- of Koopitem is of beiden.

Bij Maakitems gebeurt het volgende:

Als de gehele bestaande voorraad van een bepaald item is toegewezen, "kijkt" MPA of er voor dat item al halffabricaat werkorders lopen en in welke datumvolgorde deze geacht worden hun resultaat in de voorraad te laten instromen. In die volgorde gaat de toewijzing van materialen aan onafhankelijke en afhankelijke behoeften dan verder door tegen de werkorders (en daarmee tegen het item dat daarop als halffabricaat wordt gemaakt) te "vertellen" dat zij bepaalde onafhankelijke of afhankelijke behoeften zullen moeten gaan dekken; het ordernummer van die onafhankelijke of afhankelijke behoefte wordt bij de werkorder vastgelegd.

Bij Koopitems gebeurt het volgende:

Als de gehele bestaande voorraad van een bepaald item is toegewezen, "kijkt" MPA of er voor dat item al inkooporders lopen en in welke datumvolgorde deze geacht worden binnen te komen.

In die volgorde gaat de toewijzing van materialen aan onafhankelijke en afhankelijke behoeften dan verder door tegen de inkooporderregels (en daarmee tegen het item dat daarop wordt ingekocht) te "vertellen" dat zij bepaalde onafhankelijke of afhankelijke behoeften zullen moeten gaan dekken; het ordernummer van die onafhankelijke of afhankelijke behoefte wordt in de inkooporderregel vastgelegd.

Bij Maak/Koopitems gebeurt het volgende:

Kan een bepaald Item zowel gemaakt als gekocht worden dan wordt er eerst naar het resultaat van de halffabrikaat werkorders gekeken en dan naar inkooporders vanuit de gedachte dat het maken van een halffabricaat zelf maken binnen een industriële onderneming over het algemeen goedkoper is dan zo’n product of item in z’n geheel inkopen.

De Material Planner krijgt veel meer zicht op voorraad en orders.

Na de MPA run weet de Material Planner dus precies welk deel van de bestaande voorraad, maar ook de voorraad die op korte termijn via werkorders en inkooporders in huis zal zijn, voor welke order en welke orderregel is bestemd.

Andersom wordt e.e.a. ook in detail vastgehouden; bij of in elke orderregel, of dat nu een verkooporder of maakopdracht betreft, wordt in detail bijgehouden welk stuk van de voorraad of welke inkooporder daarvoor beschikbaar zal zijn na de MPA run.

Het wordt dan voor de Material Planner wel erg eenvoudig om, via analyseprogramma's, te bepalen en "uit te rekenen" welke onafhankelijke of afhankelijke behoeften en de daarmee samenhangende orders niet "gedekt" konden worden; het resultaat van die analyse is dus datgene wat door de Material Planner, in overleg met Inkoop, echt in huis zal moeten worden gehaald omdat dat nog niet "gedekt" is door welke voorraad of inkooporder dan ook. MPA kan dit tot uitdrukking brengen door, net als wat MRP kan of doet, Planned Orders aan te leggen, maar dan wel Planned Orders waarbij de analyse mogelijk is waar de vraag in detail precies vandaan komt en welke, als de Planned Orders zijn omgezet naar “echte” halffabricaat werkorders en inkooporders, onafhankelijke en afhankelijke behoeften daarmee kunnen worden gedekt.

Ook wordt het dan heel eenvoudig om de analyse te maken welke reeds lopende inkooporders niet konden worden toegewezen aan welke onafhankelijke of afhankelijke behoeften en de daarmee samenhangende orders omdat, als het ware "niemand daarom heeft gevraagd", terwijl deze inkooporders wel, om wat voor reden dan ook, in het ERP systeem zijn aangemaakt.

MPA gaat nog veel verder dan dat. MPA is, ervan uitgaande dat MPA elke dag of zelfs meerdere malen per dag gedraaid zal worden, in staat om statistische gegevens op te bouwen en bij te houden hoe goed in de loop van de tijd de set van onafhankelijke en afhankelijke behoeften kunnen worden gedekt; dit kan in een dag- of runpercentage worden uitgedrukt zodat de organisatie zichzelf kan beoordelen hoe goed de materiaaldekking is voor verkooporders en eindproduct werkorders. Hiermee kan een z.g. Key Performance Indicator (KPI) worden ingericht die de prestatie van de organisatie m.b.t. haar eigen materiaaldekking- en verkrijging in beeld kan brengen.