GOTIK methode

De GOTIK Methode is een methode voor het beheersen van benoemde aspecten in het projectmanagement. De aspecten zijn: Geld, Organisatie, Tijd, Informatie en Kwaliteit. Deze methode wordt met name gebruikt in de vastgoedontwikkeling, de bouwkunde en de aannemerij. Daarnaast wordt de GOTIK-methode ook gebruikt bij ICT-projecten en projecten van facilitaire organisaties.

In sommige gevallen worden de letters op een andere manier gerangschikt, zoals GO-KIT, GITKO, TOKIG of IOGTK (Informatie, Organisatie, Geld, Tijd en Kwaliteit). Projectmatig werken volgens de GOTIK-methode is in 1984 ontworpen door het adviesbureau Twynstra Gudde. in de vorm van GO-KIT.

Algemeen

Naast directe projectmanagement methodes zoals PRINCE2, is de gotikmethode een veel voorkomende methode om een project te beheersen. GOTIK is een afkorting van de termen

• Geld : het totaal aan financiële middelen nodig om het project te financieren. Nadere verklaring: er is voor een project direct geld nodig, om het project te realiseren. Daarnaast is er geld nodig in het project zelf, voor het initiatief, de voorbereiding, de begeleiding van de uitvoering en de nazorg.
• Organisatie : het totaal van personen, bedrijven, partijen en andere entiteiten die activiteiten kunnen ondernemen binnen in maar ook van buiten af voor het project. Deze organisatie wordt vaak in een organisatieschema duidelijk gemaakt. Binnen het organisatie schema is het van belang om voor elke entiteit aan te geven wat de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn.
• Tijd : het tijdsapact van het project op zich en alle aspecten van tijd rond om het project. Nadere verklaring: tijd betekent hier de tijd die het project zelf kost en alle tijd die nodig is om het project te initiëren, voor te bereiden, uit te voeren en de tijd die noodzakelijk is voor de nazorg.
• Informatie : alle beschikbare informatie die voorafgaand aan het project in de ontwikkelingsfase, tijdens de uitvoeringsfase en achteraf in de nazorgfase aanwezig was, er van buiten af bij komt en binnen het project wordt geproduceerd.
• Kwaliteit : het totaal aan kwaliteitskernmerken en kwaliteitswaarborgen, nodig om het prospect succesvol te laten verlopen en op te leveren. Nadere verklaring: voor het project geldt dat er een kwaliteitsvraag is ten aanzien van het eindresultaat, maar ook ten aanzien van de wijze waarop het project tot stand komt en de wijze waarop het een en ander met elkaar te maken heeft.

Een voordeel van de methode is de kernachtige manier waarmee de vijf aspecten gezamenlijk een gedegen basis leggen onder ieder project. Nadeel van de methode is dat zij alleen maar handvatten geeft om de vijf aspecten onder controle te houden. Het is in principe mogelijk om binnen de "gotik "methode een goed project af te leveren dat uiteindelijk niet voldoet aan de vraagstelling van de klant die belang heeft bij het (slagen van) het project. Daarom gaan er stemmen op om aan de "gotik" methode tenminste één extra letter toe te voegen: de D van Doel: het omschreven eindresultaat dat moet worden bereikt binnen de gegeven tijd, geld en kwaliteit, op basis van de beschikbare informatie en met gebruikmaking van de beschikbare organisatie.

Aspecten van de GOTIK methode

Projectfasering

Een GOTIK project kent net als andere projecten een aantal specifieke stappen. De meeste GOTIK projecten betreffen een bouwproject. De fases binnen zo een bouwproject zijn:

Fasen binnen de Ontwikkeling:

1. initiatief;
2. haalbaarheid;
3. programma van eisen (PvE);
4. ontwerp / uitwerking;
5. aanbesteding (kantelpunt van het project);

Fasen binnen de Realisatie:

1. voorbereiding;
2. uitvoering;
3. oplevering;
4. nazorg.

Daarna treedt de fase van het feitelijk gebruik in.

Basis van het project zijn de aspecten Geld, Tijd en Kwaliteit. Deze aspecten worden gaande het project steeds zuiverder omschreven en gedetailleerder opgebouwd. Vooral het aspect "geld" volgt hierin een duidelijk ontwikkelingslijn:

Het kantelpunt in de GOTIK methode is het punt waarop de ontwikkeling overgaat naar de feitelijke realisatie. De ontwikkelingsfasen zijn er voor dat aan alle aspecten aan het ontwerp kan worden gewerkt. Op het moment dat de aanbesteding plaatsvindt worden het ontwierp "bevroren". De aspecten hebben allen een definitieve inhoud gekregen. Het is in de realisatiefasen noodzaak om aan alle aspecten een goede invulling te geven.

Geld volgens GOTIK

Het geld volgens de GOTIK Methode: de ontwikkeling van inzicht in de financiën van een project.

De benodigde financiën dienen in twee delen gedeeld te worden:

1. directe projectkosten: kosten voor de realisatie in materialen, uren en overige directe kosten.
2. indirecte projectkosten: kosten voor de begeleiding, controle en verantwoording.

De ontwikkeling van de financiële middelen per fase:

Ontwikkelingsfasen

1. In de initiatieffase is sprake van een globaal budget of van een budgetvrije onderzoeksperiode. De initiatiefnemer heeft een globaal budget beschikbaar of heeft een beeld bij de rendementen die het project vanaf de oplevering zal genereren. Of, de initiatiefnemer zoekt nog naar mogelijkheden om de financiering "rond te krijgen".
2. In de haalbaarheidsfase wordt het budget voor het eerst, als één totaal vastgesteld. Daarmee is voor het eerst vastgesteld dat het realiseren van het project past binnen de financiële grenzen die de opdrachtgever wenst te stellen.
3. In de fase van het programma van eisen (PvE) wordt het geld (de noodzakelijke budgethoogte) vastgesteld als één van de ontwerpuitgangspunten. Op dit moment kan het budget al in twee van elkaar verschillende delen worden opgedeeld. Er is dan één deel beschikbaar voor de feitelijke realisatie. Het tweede deel is dan beschikbaar voor alle overige werkzaamheden die gemoeid zijn met de ontwikkeling en de realisatie. In feite wordt dan al duidelijk wat het project zelf kost en wat daarnaast de kosten zijn voor de ontwikkeling en realisatie.
4. In de fase van het ontwerp (die bestaat uit de onderdelen Voorlopig Ontwerp (VO) en Definitief Ontwerp DO)) wordt door het ontwerpteam een ontwerp gemaakt dat past binnen de gestelde randvoorwaarden. Daarmee wordt het budget dat beschikbaar is voor de realisatie toegewezen aan de projectonderdelen waar het object uit zal gaan bestaan. Tevens benut het ontwerpteam een deel van het budget voor de ontwikkeling van het project.
5. In de fase aanbesteding wordt het budget getoetst met de markt. Indien er een partij is die de realiteit op zich wil nemen van het project, zoals het er in de definitieve vorm uitziet tegen de vastgestelde prijs waarvoor het maximaal gemaakt mag worden, is er een overeenstemming. Deze partij gaat het project realiseren. Het gehele project komt dan in de realisatiefase. Indien er geen "match" is tussen aanbieders en de van te voren gestelde maximale prijs, moet het project terug naar de ontwikkelingsfase. De kans bestaat ook dat het project in zijn geheel wordt afgeblazen. De aannemer heeft hier alleen nog maar een (goede) prijs afgegeven. De verdere uitwerking naar Tijd en Kwaliteit dient nog te geschieden. In voorkomende gevallen wil een opdrachtgever ook al in de aanbieding van de prijs zien hoe de aannemer tegemoet komt aan de andere gestelde eisten, Dat maakt de keuze voor de juiste aannemer gemakkelijker. Vooral in de gevallen van de zogenaamde Europese Aanbesteding wordt naast de prijs ook andere specifieke informatie gevraagd die de opdrachtgever kan en mag meenemen in de beoordeling van de aanbiedingen en het keuze proces om de juiste partij te selecteren. Aan de meest geschikte aannemer wordt het werk gegund.

Realisatiefasen

1. In de fase van de voorbereiding wordt door de aannemer het project verder uitgewerkt zodat aan de (aan ALLE) overige gestelde projectvoorwaarden wordt voldaan. Dit wordt aangetoond in de bouwvergaderingen die vanaf het gunnen van het werk worden gehouden.
2. In de fase van de realisatie wordt het beschikbare budget uit genut en wordt het project gerealiseerd. Daarin krijgt de aannemer betaald voor zijn inspanning. Daarnaast wordt het project ook nog begeleid. Daarvoor wordt het tweede deel van het budget zoals dat in het begin is vastgesteld uit genut. De aannemer ziet toe op de juiste uitnutting van de eigen budgetten. De projectleiding of het projectmanagement ziet toe op de juiste uitnutting van de budgetten van de opdrachtgever. Daarmee let het projectmanagement niet alleen op de directe bouwkosten, maar ook op de kosten van begeleiding en zo.
3. In de fase van de oplevering wordt een financieel overzicht samengesteld ter verantwoording van het projectmanagement tussen alle partijen. De verantwoording betreft de directe bouwkosten, de indirecte kosten en de extra kosten die veroorzaakt zijn in het werk door voorkomende situaties. Het betreft dan meer- en minderwerk of onvoorzien en extra werk. Door het projectmanagement is van te voren een inschatting gemaakt hoe hoog deze kosten kunnen zijn, bijvoorbeeld door een percentage van het budget af te spreken dat specifiek daaraan mag worden uitgegeven. Het is de expertise van een goede projectmanager om deze kosten bepekt te houden, goed inzichtelijk te maken en te verantwoorden zodat de opdrachtgever hier mee akkoord kan gaan.
4. In de fase van de nazorg worden omissies in het project ondervangen en opgelost of weggewerkt. Hiervoor is vaak nog een kleine budgetruimte beschikbaar.

Planning volgens GOTIK

De planning volgens de GOTIK Methode: de ontwikkeling van inzicht in de planning van een project.

Kwaliteit volgens GOTIK

Kwaliteit volgens de GOTIK Methode: de ontwikkeling van inzicht in kwaliteit van een project.

Zie ook

• Alibimanagement
• Projectmanager
• Time to market
• Gantt-chart

Bronvermelding

Bronnen, noten en/of referenties: