Business analyse

Businessanalyse is een discipline in het bedrijfsleven die zich bezighoudt met het identificeren van bedrijfsbehoeften en/of -problemen plus het bepalen van oplossingen daarvoor. Oplossingen omvatten vaak systeemontwikkelingscomponenten, maar kunnen ook bestaan uit procesverbetering, organisatorische verandering of strategische planning en beleidsontwikkeling. Een persoon die deze taken uitvoert wordt een businessanalist of BA genoemd.

Businessanalisten werken niet alleen aan de ontwikkeling van softwaresystemen, omdat men dan het risico loopt dat er een onvolledige oplossing wordt ontwikkeld. Het is vaak beter een holistische aanpak te kiezen, waarin naast informatiesysteemontwikkeling ook aandacht is voor procesontwikkeling, organisatorische en menselijke ontwikkelingen.

Er bestaan verschillende roldefinities voor businessanalyse, waaronder informatieanalyse, requirementsengineer, product owner en functioneel ontwerper. De keuze voor de rolnamen is vaak afhankelijk van de organisatie. Niettemin bestaan er raakvlakken tussen deze rollen waar de meeste businessanalisten werken. Tot de verantwoordelijkheden behoren:

• Het onderzoeken van businesssystemen, met een holistische kijk op de situatie. Dit kan inhouden dat elementen van de organisatiestructuren en personeelsontwikkeling worden onderzocht, maar ook de huidige processen en IT-systemen.
• Het evalueren van acties om de werking van een business system te verbeteren. Ook hier kan een onderzoek nodig zijn naar de organisatiestructuur en de behoeften op het gebied van personeelsontwikkeling, om ervoor te zorgen dat deze in overeenstemming zijn met de voorgestelde proces(her)ontwerpen en IT-systeemontwikkeling.
• Het vastleggen van de businessrequirements voor de ondersteuning van het IT-systeem.

In het verlengde hiervan zou de kerntaak van businessanalisten kunnen worden gedefinieerd als een interne adviesrol die verantwoordelijk is voor het onderzoeken van bedrijfssituaties, het identificeren en evalueren van opties voor het verbeteren van businesssystemen, het vaststellen van requirements en het waarborgen van een effectief gebruik van informatiesystemen om te voldoen aan de behoeften van het bedrijf.

Businessanalyse als discipline omvat requirementsanalyse, ook wel requirementsengineering genoemd. Het is erop gericht ervoor te zorgen dat de wijzigingen die in een organisatie worden aangebracht, zijn afgestemd op de strategische doelen. Deze wijzigingen omvatten wijzigingen in strategieën, structuren, beleid, bedrijfsregels, processen en informatiesystemen.

Enterpriseanalyse of organisatieanalyse

Richt zich op het begrijpen van de behoeften van het bedrijf als geheel, de strategische richting en het identificeren van initiatieven die een bedrijf in staat zullen stellen om die strategische doelen te bereiken. Het bevat ook:

• Het creëren en onderhouden van de bedrijfsarchitectuur
• Het uitvoeren van haalbaarheidsstudies
• Identificeren van nieuwe zakelijke kansen
• Scope en definiëren van nieuwe zakelijke kansen
• Businesscase voorbereiden
• Het uitvoeren van de eerste risicobeoordeling

Requirementsplanning en management

Betreft het plannen van het proces voor het ontwikkelen van requirements, het bepalen welke requirements de hoogste prioriteit hebben bij de implementatie en het beheren van veranderingen op requirements. Aangezien veel business analisten tegenwoordig opereren in agile teams, dient de planning en management van requirements hierop afgestemd te worden. Dit betekent dat businessanalisten kennis dienen te hebben van agile frameworks zoals Scrum, LeSS, SAFe en DAD.

Requirementselicitatie

Beschrijft technieken voor het verzamelen van requirements van stakeholders (belanghebbenden) in een project. Technieken voor het genereren van requirements zijn onder meer:

• Brainstormen
• Document analyse
• Focusgroep
• Interface analyse
• Interviews / Enquête
• Workshops
• Reverse engineering
• User task analyse
• Procesmodellering
• Observatie
• Design thinking
• Prototyping

Requirementsanalyse en documentatie

Beschrijft hoe je requirements voldoende gedetailleerd kunt ontwikkelen en specificeren om ze succesvol door een projectteam te laten implementeren.

Analyse

De belangrijkste vormen van analyse zijn:

• Architectuuranalyse
• Bedrijfsprocesanalyse
• Objectgeoriënteerde analyse
• Gestructureerde analyse
• Datawarehouse-analyse, opslag en databaseanalyse

Documentatie

Vereisten documentatie kan verschillende vormen aannemen:

• Tekstueel - bijvoorbeeld verhalen die specifieke informatie samenvatten
• Matrix - bijvoorbeeld een tabel met vereisten met prioriteiten
• Diagrammen - bijvoorbeeld hoe gegevens van de ene structuur naar de andere stromen
• Wireframe - bijvoorbeeld hoe elementen nodig zijn in een website
• Modellen - bijvoorbeeld 3D-modellen die een personage in een computerspel beschrijven

Requirementscommunicatie

Beschrijft technieken om ervoor te zorgen dat belanghebbenden een gedeeld begrip hebben van de vereisten en hoe deze zullen worden geïmplementeerd.

Beoordelen en valideren van oplossingen

Beschrijft hoe de businessanalist de correctheid van een voorgestelde oplossing kan uitvoeren, hoe de implementatie van een oplossing kan worden ondersteund en hoe mogelijke tekortkomingen in de implementatie kunnen worden beoordeeld.

Technieken

Er zijn een aantal generieke technieken die een businessanalist zal gebruiken bij het doorvoeren van een businesschange. Sommige van deze technieken omvatten:

PESTLE

Deze techniek kan worden gebruikt om een externe omgevingsanalyse uit te voeren door de vele verschillende externe factoren die van invloed zijn op een organisatie te onderzoeken.

De zes attributen van PESTLE zijn:

• Politiek (huidige en potentiële invloeden van politieke druk)
• Economisch (de impact van de lokale, nationale en wereldeconomie)
• Sociologisch (de manieren waarop een samenleving een organisatie kan beïnvloeden)
• Technologisch (het effect van nieuwe en opkomende technologie)
• Juridisch (het effect van nationale en wereldwetgeving)
• Milieu (de lokale, nationale en wereldwijde milieukwesties)

Soms wordt DESTEP gebruikt i.p.v. PESTLE. Deze afkorting staat voor: Demografisch, Economisch, Sociaal-cultureel, Technologisch, Ecologisch, Politiek.

MOST/VMOST

Deze techniek wordt gebruikt om een interne omgevingsanalyse uit te voeren. Door (V)MOST te definiëren kun je ervoor zorgen dat het project waaraan je werkt, is uitgelijnd met elk van de vier/vijf kenmerken. De attributen van (V)MOST zijn:

• Visie: hoe je de toekomst voor je ziet
• Missie: waar het bedrijf naartoe gaat
• Objectives (Doelstellingen): de belangrijkste doelen die de missie helpen bereiken
• Strategie: opties om vooruit te komen
• Tactiek: hoe strategieën worden uitgevoerd

SWOT-analyse

SWOT-analyse wordt gebruikt om activiteiten te concentreren op sterke gebieden en waar de grootste kansen liggen. De techniek wordt gebruikt om gevaren te identificeren die de vorm aannemen van zwakheden en zowel interne als externe bedreigingen. De vier kenmerken van SWOT-analyse zijn:

• Strengths - Waar is de organisatie goed in? Dit zijn de best presterende activiteiten van het bedrijf.
• Weaknesses - Waar zijn we niet goed in? Wat moet worden verbeterd? Wat valt er te overwinnen?
• Opportunities - Welke kansen bestaan er voor de organisatie? Dit kan een gebied zijn waar de concurrenten slecht presteren.
• Threats - Welke bedreigingen zijn er voor de organisatie? Met welke obstakels van buitenaf kampt de organisatie? Dit kan een gebied zijn waar jouw concurrent heel goed in is.

CATWOE

Deze techniek kan worden gebruikt om verschillende stakeholder perspectieven in kaart te brengen en met elkaar te vergelijken. Dit helpt de business analist bij het bepalen van de impact van een voorgestelde oplossing.

Er zijn zes elementen van CATWOE:

• Customers - Wie zijn de afnemers (klanten) van de (toekomstige) bedrijfsactiviteiten?
• Actors - Wie is er bij de situatie betrokken, wie voeren de (toekomstige) bedrijfsactiviteiten uit?
• Transformation - Welke processen of systemen worden beïnvloed door het probleem?
• World View - Wat is het wereldbeeld (Weltanschauung) van de stakeholder?
• Owner - Wie is de eigenaar van de bedrijfsactiviteiten en welke rol speelt hij in de oplossing?
• Environment - Wat zijn de milieubeperkingen en -restricties die van invloed zijn op de oplossing en het succes ervan?

Zes denkhoeden van de Bono

Deze techniek wordt vaak gebruikt in een brainstormsessie om ideeën en opties te genereren en te analyseren. Het is nuttig om specifieke vormen van denken aan te moedigen en kan een handige en symbolische manier zijn om iemand te vragen "van versnelling te veranderen". Het gaat om het beperken van de groep tot alleen denken op specifieke manieren - het geven van ideeën en analyses in de "stemming" van de tijd. Ook bekend als de zes denkhoeden .

• Wit: pure feiten, logisch.
• Groen: creatief.
• Geel: helder, optimistisch, positief.
• Zwart: negatief, advocaat van de duivel.
• Rood: emotioneel.
• Blauw: koud, controle.

Niet alle kleuren / stemmingen hoeven te worden gebruikt.

Five Whys

Five Whys wordt gebruikt om in één keer de kern van wat er echt gebeurt te doorgronden. Voor elk antwoord wordt opnieuw een 'waarom'-vraag gesteld.

MoSCoW

Deze techniek wordt gebruikt om requirements te prioriteren.

MoSCoW bestaat uit:

• M - must haves: deze eisen (requirements) moeten in het eindresultaat terugkomen, zonder deze eisen is het product niet bruikbaar;
• S - should haves: deze eisen zijn zeer gewenst, maar zonder is het product wel bruikbaar;
• C - could haves: deze eisen zullen alleen aan bod komen als er tijd genoeg is;
• W - won't haves: deze eisen zullen waarschijnlijk in dit project niet aan bod komen maar kunnen in de toekomst, bij een vervolgproject, interessant zijn. Ze worden daarom ook weleens aangeduid als "would haves", maar dit is incorrect

De kleine letters 'o' in de afkorting hebben geen betekenis, maar maken de afkorting makkelijker te onthouden. Een project wordt als gefaald gezien wanneer niet alle must-have eisen in het eindproduct verwerkt zitten. De methode is populair in de Dynamic Systems Development Method en Rapid application development, en wordt ook vaak toegepast bij het prioriteren van verandervoorstellen met betrekking tot bedrijfsprocessen.

Bedrijfsprocesanalyse

Processen worden visueel gemodelleerd om de huidige status te begrijpen en de modellen verschijnen in niveaus om de factoren te begrijpen die een bepaald bedrijfsproces beïnvloeden. Op het hoogste niveau van de modellen zijn end-to-end bedrijfsprocessen die veel bedrijven gemeen hebben. Onder dat niveau van het bedrijfsproces zou een niveau van activiteiten, subactiviteiten en uiteindelijk taken liggen. Het taakniveau is het meest gedetailleerd en geeft, wanneer gemodelleerd, een bepaalde workflow weer. Naarmate bedrijfsprocessen worden gedocumenteerd op workflowniveau, worden ze zwaarder beïnvloed of "ingeschakeld" door kenmerken die van invloed zijn op bepaalde bedrijven. Deze "workflow-enablers" worden beschouwd als workflow-ontwerp, informatiesystemen / IT, motivatie en meting, human resources en organisatie, beleid en regels en faciliteiten / fysieke omgeving. Deze techniek van procesnivellering en -analyse helpt bedrijfsanalisten bij het begrijpen van wat echt nodig is voor een bepaald bedrijf en waar er mogelijkheden zijn om een proces opnieuw te ontwerpen voor meer efficiëntie in de toekomstige staat.

Bronnen, noten en/of referenties

Bronnen, noten en/of referenties