A3 methodiek

De A3-methodiek is een methodiek die organisaties ondersteunt bij het maken van een jaarplan. De methodiek wordt veelal bij planning & control neergelegd. De doelstellingen van de organisatie kan concreet gemaakt worden aan de hand van deze methodiek. De A3-methodiek ontleent haar naam aan het feit dat de resultaten van een afdeling op één A3 formaat zijn weergegeven. Verder is de methode gebaseerd op kenmerken voor succesvol veranderen van organisaties en helpt de methode bij effectieve bedrijfsvoering. De methode kent een aantal producten:

A3 jaarplan

Het belangrijkste product is uiteraard het plan. Het plan wordt verderop in dit artikel beschreven.

A3 managementgesprek

Een tweede belangrijke product is het managementgesprek. Dit gesprek vindt plaats tussen twee medewerkers waarbij de voortgang van het jaarplan wordt besproken. In dit gesprek wordt dus onder andere gekeken of de projecten en de activiteit volgend schema verlopen en of er nog onderdelen bijgesteld moeten worden (budget, capaciteit). Het gesprek kan een losse indeling hebben maar het is aan te raden in ieder geval de volgende onderdelen te bespreken:

• Relevante ontwikkelingen binnen de organisatie en de gevolgen hiervan voor het jaarplan.
• Een van de behaalde successen over de afgelopen periode
• Erkennen van activiteiten die de komende periode plaatsvinden maar die extra aandacht nodig hebben omdat ze bijvoorbeeld onder druk staan.
• Afspraken voor een vervolggesprek.

Het managementgesprek is een belangrijk onderdeel van de A3-methodiek omdat tijdens deze gesprekken de voortgang (en dus het wel of niet halen van de doelstellingen) van het plan wordt besproken.

De kracht

De kracht van de A3-mehodiek is vooral de eenvoud van de methodiek. Een organisatie heeft geen omvangrijke jaarplannen waar ook veel abstracte onderdelen in terug te vinden zijn maar heeft de belangrijkste doelen overzichtelijk op één blad. Door de gestelde doelen te koppelen aan de te behalen resultaten door een afdeling wordt ook direct duidelijk hoe een afdeling bijdraagt aan de organisatiedoelen en ontstaat er een juiste samenhang tussen alle plannen van diverse afdelingen. De kracht van de A3 methode zit in het fieit De kracht van de A3 methodiek is:

• Inzicht en overzicht van visie naar actie op één A3
• Consistentie en samenhang
• Een filosofie en een managementtaal
• Éénduidige basis voor feedback
• Door de beperking is er focus

Het plan

De A3 methode is een werkwijze voor het onderbouwen van het jaarplan. De methode ondersteunt bij het uitvoeren van de doelstellingen van een organisatie. De methodiek is dus een hulpstuk voor actief uitvoeren van bedrijfsdoelen. Het blad is onderverdeeld in strategische, operationele en tactische onderwerpen.

De volgende onderwerpen zijn van toepassing op de methodiek:

• Missie

Hieronder verstaan we de missie van de organisatie, hieraan wordt het bestaansrecht ontleend. De missie wordt in één krachtige zin geformuleerd.

• Visie

Hierin wordt in één alinea de strategische lijnen van de organisatievoering geformuleerd en dit voor de komende decennia.

• Succes Bepalende Factoren (SBF) (ook wel kritische succes factoren (KSF))

De SBF's worden na een brainstorm sessie afgeleid van de Missie en Visie van de organisatie. De SBF's kunnen het beste beperkt worden tot enkele. Wanneer er aan een SBF wordt voldaan wordt er indirect aan de missie en visie van de organisatie voldaan. De SBF wordt concreet en meetbaar gemaakt in prestatie indicatoren.

• Leiderschap

Het op koers houden van de organisatie maakt onderdeel uit van de leiderschap, dit onderdeel speelt in op de ontwikkelingen.

• Strategie en beleid

Dit is het concretiseren naar plannen, budgetten en beleid.

• Management van de medewerkers

Het inspireren van de organisatie

• Management van middelen
• Management van processen
• Klanten en partners
• Medewerkers
• Maatschappij
• Bestuur en financiers

De onderlegger

De onderlegger bij het A3-plan bevat de activiteiten die moeten bijdragen aan het behalen van de genoemde resultaten. In de onderlegger kunnen de volgende onderdelen worden opgenomen. Per te behalen resultaat zijn dit: Bijbehorende activiteit

• Risico’s die het halen van de activiteit kunnen beïnvloeden
• Verantwoordelijke voor de activiteit
• De geschatte planning in uren die nodig zijn om de activiteit uit te voeren
• De geschatte kosten van het uitvoeren van de activiteit
• De medewerker die de activiteit uit gaat voeren (dit kan iemand anders zijn dan de verantwoordelijke voor het resultaat van de activiteit)
• Wanneer in het komende jaar is de activiteit gereed

Aan de hand van de ingevulde onderlegger kan gedurende het jaar (bij)gestuurd worden op de activiteiten en de ingevulde onderdelen van de onderlegger (capaciteit, budget etc.). Hiermee maakt de A3 methodiek gebruik van het Plan-Do-Check-Act principe.