PRINCE2

PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments) is een methode voor projectmanagement. Deze methode is gericht op het management, de besturing en de organisatie van een project. PRINCE2 is ontwikkeld en wordt onderhouden door de Britse semi-overheidsorganisatie Office of Government Commerce (OGC).

Geschiedenis

De methode PRINCE2 is de opvolger van de methode PRINCE, die in de jaren tachtig primair werd ontwikkeld voor ICT-projecten. Deze methoden zijn ontwikkeld door het bundelen van praktijkervaringen, zogenaamde best-practices, door de Britse semi-overheidsinstelling de Office of Government Commerce (OGC). Deze instelling was voortgekomen uit de Central Computer and Telecommunications Agency (CCTA) van de Britse overheid, die was gericht op de informatietechnologie en telecommunicatiemarkt. PRINCE kwam in 1989 op de markt, en werd vooral binnen de ICT-industrie gebruikt.

PRINCE2 is in 1996 op de markt gebracht als een verbeterde en uitgebreide versie van PRINCE en bedoeld als projectmanagementmethode die voor alle types van projecten, dus niet enkel IT, kan gebruikt worden. In 1997 is PRINCE2 door Pink Elephant in Nederland geïntroduceerd. Deze onderneming werd later overgenomen door Getronics, dat op zijn beurt in 2007 werd overgenomen door KPN.

In 2002, 2005 en 2009 zijn er updates geweest. Inmiddels wordt de methode in veel landen in Europa toegepast en zijn er handleidingen in diverse talen verschenen (waaronder het Nederlands).

Kenmerken

PRINCE2 is toepasbaar op alle projecten, en kent een grote flexibiliteit. Aspecten van de methode die niet van toepassing zijn op (of niet nuttig voor) een bepaald project, kunnen aangepast worden.

De methode bestaat sinds 2009 uit 7 principes, 7 thema's en 7 processen. Enkel de toepassing van de principes bepaalt of iets een PRINCE2 project is, niet de strikte toepassing van de thema's of processen.

Principes

De 7 principes vormen de basis van PRINCE2. Het hanteren van deze principes is wat bepaalt of een project PRINCE2 gebruikt, niet de toepassing van alleen de processen en de documenten. Er dient steeds voldaan te worden aan de 7 principes om te spreken van een PRINCE2-project. Indien enkel de documenten of processen worden gebruikt, maar de principes niet worden toegepast, wordt schertsend gesproken over een PINO-project (Prince In Name Only).

Voortdurende zakelijke rechtvaardiging

Een PRINCE2-project moet een valide reden hebben, die gedurende de gehele levensloop van het project ook valide moet blijven en vastgelegd en goedgekeurd moet worden. Die redenen worden vastgelegd in een zogenaamde Business Case, die voortdurend gemonitord wordt en bijgewerkt met de nieuwste gegevens. Het doel is om er voor te zorgen dat een project niet maar doorgaat, terwijl er geen echte baten (meer) te verwachten zijn. Die baten hoeven overigens niet alleen geldelijk te zijn.

Leren van ervaringen

Project Teams die PRINCE2 gebruiken worden geacht voortdurend te leren van (eigen) ervaringen. Dit houdt in dat bij de start van een project bijvoorbeeld naar leerpunten uit eerdere projecten in de organisatie wordt gezocht, maar ook dat gedurende de uitvoering van het project constant oog wordt gehouden voor manieren om zaken beter te doen. Om ook toekomstige projecten de mogelijkheid te bieden te leren, zullen de lessen bij de afsluiting van het project ook opvraagbaar of benaderbaar moeten worden gemaakt.

Gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden

Een project zal alleen maar slagen als de juiste mensen erbij betrokken worden en als helder is wie waar voor verantwoordelijk is. Daar horen dan ook de bijbehorende bevoegdheden bij om die verantwoordelijkheid te kunnen dragen. In een PRINCE2-project zijn taken, rollen en verantwoordelijkheden helder vastgelegd in een structuur waarin rekening wordt gehouden met de belangen van het bedrijf of de organisatie, van de gebruikers en van de leveranciers.

Managen per fase

Een PRINCE2-project wordt van fase tot fase gepland, bewaakt en beheerst. Een project wordt in overzienbare fases opgeknipt, die eerst worden afgesloten alvorens de volgende fase kan beginnen. Aan het einde van een fase moet de status van het project worden beoordeeld, waarna er de mogelijkheid is tot bijsturing. Bij het afsluiten wordt een document met de resultaten van de afgesloten fase opgeleverd. Dat kan dan vergeleken worden met de uitgangspunten (zoals deze golden aan het begin van de fase). Dit geeft de mogelijkheid tot bijsturing. Overigens zal de lengte van een fase afhankelijk zijn van vele factoren, zoals de ervaring van de projectmanager, de risicovolheid en complexheid van het project of de omstandigheden buiten het project.

Manage by exception

Om efficiënt en effectief gebruik te maken van managementaandacht worden verantwoordelijkheden gedelegeerd met de bijbehorende speelruimte. Pas als de toleranties op een bepaald niveau overschreden dreigen te worden, wordt het hogere niveau van management ingeschakeld. De implementatie van management by exception zorgt voor een efficiënt gebruik van de tijd van het hogere management. De tijdsinvestering voor het hoger management wordt verminderd zonder dat hun beheersing verdwijnt, door te waarborgen dat besluiten op het juiste niveau in de organisatie worden genomen.

Productgerichte aanpak

De nadruk binnen PRINCE2 ligt op het definiëren van de producten die opgeleverd moeten worden, met de bijbehorende kwaliteitscriteria waaraan die producten moeten voldoen. Het 'wat' staat met andere woorden centraal en niet het 'hoe'. Hoe de oplevering van het specialistische product moet gebeuren, is immers de verantwoordelijkheid van degene aan wie het opleveren van een specialistisch product gedelegeerd is.
Productgericht plannen kan gebeuren door gebruik te maken van een productbreakdownstructuur, waarbij de op te leveren producten opgedeeld worden in op te leveren deelproducten die beschreven worden in "productbeschrijvingen". De productbeschrijvingen zijn het middel waarmee de inschattingen op het vlak van activiteiten (het 'hoe') kunnen worden bepaald.

Aanpassen aan de projectomgeving

De PRINCE2-methodiek biedt een grote set aan middelen om een project van elke omvang of complexiteit te managen. Die volledigheid brengt met zich mee dat de methodiek per project op maat gemaakt moet worden, om aan de behoeften van dat specifieke project in die specifieke omgeving te voldoen. PRINCE2 is immers een hulpmiddel om het project zo goed mogelijk te besturen. Afhankelijk van het project kan dit betekenen dat bepaalde onderdelen van de methodiek anders worden ingevuld. Een internationaal project in een dynamische omgeving zou bijvoorbeeld andere eisen kunnen stellen aan rapportages dan een lokaal project in een statische omgeving. In een zeer innovatief, risicovol project zal meer de nadruk op risicobeheersing liggen dan in een '13-in-een-dozijn'-project.

Er kan van alles aangepast worden binnen PRINCE2, zolang aan álle 7 principes voldaan blijft worden.

Processen

De figuur toont het PRINCE2-procesmodel, zoals dat sinds 2009 wordt gebruikt.

Starting Up a Project (SU)

Starting Up a Project is de fase waarin het project voorbereid wordt. Hierin wordt onderzocht of het zinvol is om een project te beginnen. In de praktijk is dit een korte, krachtige fase, waar de projectmanager intensief samenwerkt met de opdrachtgever.

Initiating a Project (IP)

De eerste fase binnen een project wordt de Initiation Stage genoemd. Deze fase is verplicht in elk PRINCE2-project en is erop gericht om een goede fundering onder het project te leggen (eerst denken, dan doen). In de initiatiefase worden de beoogde resultaten, plannen, taken en verantwoordelijkheden vastgelegd, waarmee een draagvlak wordt gecreëerd voor het project. Het belangrijkste product van deze fase is de Project Initiation Documentation (PID).

Directing a Project (DP)

Directing a Project is het proces waar de Stuurgroep (Project Board) het project stuurt en ondersteunt. Het is het enige proces dat gedurende de hele levensloop van een project actief is.

Controlling a Stage (CS)

"Controlling a stage" is het beheersen van een fase van een project. Door de uitvoering van een project in fasen is het makkelijker te beheersen en uit te voeren. Tijdens een fase wordt projectwerk uitgevoerd (een deelproduct gemaakt) en tegelijk gemonitord of dit binnen de afgesproken grenzen van tijd, kwaliteit, risico en budget.

Managing a Stage Boundary (SB)

Het proces Managing a Stage Boundary bevat de activiteiten die de projectmanager onderneemt om de Stuurgroep van voldoende informatie te voorzien om het succes van de huidige fase te beoordelen, het plan voor de volgende fase goed te keuren en de levensvatbaarheid van het hele project te beoordelen.

Managing Product Delivery (MP)

Het proces Managing Product Delivery beheerst de oplevering van het project (deel) product, dat vaak wordt uitgevoerd door een projectteam.

Closing a Project (CP)

Het proces Closing a Project waarborgt dat er een vast punt is waarop de acceptatie van het projectproduct plaatsvindt en een evaluatie of de oorspronkelijke projectdoelen zijn behaald. Dit proces kan gestart worden door de projectmanager als het project conform planning op zijn eind loopt, of door de stuurgroep wanneer sprake is van een voortijdig einde van het project.

Thema's

De 7 thema's (ook wel componenten genoemd) zijn aspecten van projectmanagement waar de projectmanager gedurende het project aandacht voor moet hebben en waar de PRINCE2-methodiek handvatten en instrumenten voor geeft om die projectmanager hierin te ondersteunen.

Business Case

Het thema Business Case gaat over het beantwoorden van de 'waarom' vraag. Waarom zou het project moeten worden gestart, waarom zou het uitgevoerd moeten worden, waarom zijn de producten die het project gaat opleveren nuttig voor de organisatie. Het gaat om de afweging tussen de inspanningen (in tijd, geld, middelen etc.) die het project vergt en de baten die het gaat opleveren. Niet eenmalig, maar gedurende de gehele levensloop van het project. Elke keer als een fase (stage) van het project is afgelopen, wordt de Business Case bijgewerkt, en wordt beoordeeld of het nog zinvol is om het project door te zetten.

Organisatie

Het vaststellen van de structuur van bevoegdheden en verantwoordelijkheden in het project is waar het binnen het thema organisatie over gaat. Gaat het in de Business Case over het 'waarom', hier draait het om de 'wie' vraag.

PRINCE2 onderscheidt drie projectbelangen, die allemaal evenwichtig vertegenwoordigd moeten zijn binnen het project. Deze belangen worden in de stuurgroep vertegenwoordigd. Die is als volgt samengesteld:

• De Executive is de opdrachtgever van het project en de eigenaar van de business case. Hij is vanuit de organisatie verantwoordelijk gemaakt voor het projectsucces en de belangrijkste beslisser binnen het project.
• De Senior User vertegenwoordigt de gebruikers die met de resultaten van het project moeten werken en is verantwoordelijk voor het realiseren van de geplande baten. Hij zal dan ook moeten zorgen voor de functionele specificaties.
• De Senior Supplier is verantwoordelijk voor het vrijgeven van de vaardigheden en resources benodigd om het project uit te voeren. Hiermee is hij verantwoordelijk voor de allocatie van de projectmedewerkers aan het project, de beschikbaarheid van een projectomgeving en eventuele benodigde hard- en software.

De projectmanager maakt geen deel uit van de Stuurgroep, al zal de projectmanager vaak wel met raadgevende stem aanwezig zijn op de vergadering van de stuurgroep. De stuurgroep neemt alle beslissingen in het project zolang het project binnen de door het hogere management gestelde limieten blijft.

Plannen

Plannen en herplannen is een voortdurende bezigheid binnen projecten. In het thema Plannen gaat het over het vastleggen van de manier waarop de producten worden opgeleverd (het 'hoe', 'waar', 'wanneer' en 'door wie'). PRINCE2 kent verschillende niveaus van planningen (Plan). Voor het hele project is er het Project Plan, waarin beschreven staat in welke fasen het project is onderverdeeld, en welke producten elke fase moet opleveren. Elke fase of stage kent een Stage Plan, waarin de planning van die specifieke fase wordt beschreven. Daarnaast kan er voor elk team waarvan de teamleider gebruik maakt van PRINCE2 ook een Team Plan zijn. Het projectplan en ieder Stage Plan moet worden goedgekeurd door de stuurgroep voordat dit uitgevoerd mag worden.

Het maken van plannen binnen PRINCE2 is productgebaseerd, wat inhoudt dat allereerst de producten worden beschreven die moeten worden opgeleverd, met de bijbehorende kwaliteitscriteria. Daarna worden pas de activiteiten bepaald die nodig zijn om die producten op te leveren.

Voortgang

Het thema Voortgang gaat over de methoden om de voortgang van het project ten opzichte van de planning te monitoren en in het geval van afwijkingen tijdig te kunnen bijsturen. Door bijvoorbeeld toleranties af te spreken wordt het risico verminderd dat projecten de geraamde tijd en kosten overschrijden of niet de gewenste resultaten opleveren zonder tijdige waarschuwing en bijsturing. Een belangrijk beheersingsmechanisme is ook het aanbrengen van stages, de beslissingsfases van het project. Een project wordt gesplitst in stages om kleine, beter beheersbare gedeelten te krijgen. Elke overgang naar een volgende stage is een beslismoment voor de Stuurgroep (Project Board). .

Risico

Een project brengt per definitie meer onzekerheid (= Risico) met zich mee dan de dagelijkse lijnactiviteiten. Risico's kunnen zowel kansen als bedreigingen zijn. Binnen het project moet voortdurend oog zijn voor het beheersbaar houden van die risico's. Risicomanagement heeft als doel het opsporen van risico's die het project bedreigen en deze vervolgens te beheersen. Het is niet per se nodig het elimineren van een risico (of alle risico's) na te streven, dat zal waarschijnlijk onevenredig veel inspanning kosten.

Kwaliteit

Dit component draagt ertoe bij dat de door de klant geformuleerde kwaliteitsverwachtingen en acceptatiecriteria worden bereikt. Zo moeten producten voldoen aan kwaliteitseisen die zijn gespecificeerd in de product descriptions. Een product is pas af als het voldoet aan de gestelde eisen.

Wijziging

Wijzigingen zijn onvermijdelijk tijdens een project en ieder project heeft een afgesproken aanpak nodig over hoe om te gaan met die wijzigingen. Het is niet de bedoeling om geen wijzigingen aan het oorspronkelijke project toe te laten, wel om af te spreken Over hoe let wijzigingsvragen of nieuwe inzichten omgegaan wordt.

Technieken

Product-based planning (Productgerichte planning)

PRINCE2 voorziet in een productgeoriënteerde benadering van de planning, voordat met het plannen van activiteiten wordt gestart. Deze techniek onderscheidt de volgende stappen:

• Opstellen projectproductbeschrijving (Project Product Description)
• Opstellen productdecompositie (product breakdown structure)
• Opstellen productbeschrijvingen (Product Descriptions)
• Opstellen productstroomschema (product flow diagram)

Change control (Aanpak wijzigingsbeheer)

Deze techniek geeft een procedure voor het managen van wijzigingen die zich tijdens de duur van het project voordoen. Alle potentiële wijzigingen worden behandeld als Project Issues. PRINCE2 onderscheidt de volgende soorten Project Issues:

• Wijzigingsvoorstellen (Request for Change)
• Afwijkingen van de specificaties (Off-specification)
• Probleem of zorg (Problem or concern)

Quality review (Kwaliteitsreview)

Een kwaliteitsreview is een gestandaardiseerde methode om op gecontroleerde wijze de kwaliteit van producten te toetsen. Dit zijn veelal subjectieve kwaliteitscriteria. Kwaliteitsreviews stellen zeker dat de resultaten, de producten, overeenkomen met de verwachtingen van de gebruikers. Bij de quality review zijn de volgende rollen aanwezig:

• Productvertegenwoordiger (Presenter)- dit is degene die de producten aanlevert
• Voorzitter (Chair) - bewaakt het proces
• Beoordelaars (Reviewer) - beoordelen het product
• Secretaris (Administrator) - maakt het verslag en faciliteert het proces

Certificering

PRINCE2 kent een officiële certificering op twee niveaus: Foundation en Practitioner. Het Foundation tentamen duurt een uur en bestaat volledig uit multiple-choice vragen. Het Practitioner tentamen beslaat 2,5 uur en bevat een casus met multiple-choice vragen. Verschillende opleidingsinstituten bieden cursussen aan die voorbereiden op één van beide niveaus. In 2012 verkregen volgens APMG, de officiële accreditatie instelling, zo'n 150.000 projectleiders een PRINCE2 foundation certificatie. Hiermee zou het aantal wereldwijd gecertificeerde projectleiders meer dan 1 miljoen bedragen.

Externe links

• (en) Officiële website van Prince2
• (nl) Kennisbank Prince2
• (nl) Gebruikersgroep van Prince2

  Zie ook de categorie met mediabestanden in verband met PRINCE2 op Wikimedia Commons.

Bronnen, noten en/of referenties

Bronnen, noten en/of referenties