Digitaal regelbeheer

Digitaal regelbeheer is een digitale manier om verantwoordelijk zorg te dragen voor het beleid en de regelgeving.

• Digitaliseren is de overgang van informatie naar een digitale vorm.

• Beheer is het verantwoordelijk zorg dragen voor ..

Op 1 januari 2021 is de Omgevingswet in werking getreden en moeten de overheden hun regelgeving digitaal ontsloten hebben via de landelijke loketten LVVB (Landelijke voorzieing bekendmaken en beschikbaar stellen) en het DSO (Digitaal Stelsel Omgevingswet).

Omgevingswet vraagt digitalisering

Alle overheden hebben beleid en stellen regels op. In het gedachtegoed van de Omgevingswet vindt een omslag plaats van analoog naar digitaal. De dienstverlening komt meer centraal te staan. Het werken met de Omgevingswet vraagt om een andere manier van werken en is onderzocht hoe overheden hun dienstverlening kunnen optimaliseren.

Bij de Omgevingswet hoort een goede digitale ondersteuning. Dat is landelijk geregeld voor alle overheden en heeft het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO). Het DSO maakt gebruik van open standaarden en open data. Lokale overheden kunnen zo hun systemen op dit landelijk loket aansluiten. Op de site van Aan de slag met de Omgevingswet staat alles over de Omgevingswet en onder andere ook de digitalisering van beleid.

Regelgeving met annotaties

Digitaal regelbeheer omvat het digitaal kunnen opstellen, koppelen, actualiseren, versiebeheer, evalueren en ontsluiten van het beleid en regelgeving. Alle regels zijn opgenomen in een database waarbij de individuele regels via diverse type koppelen (annotatie) een samenhangend geheel vormen. Regels zijn gekoppeld aan kenmerken als locatie waar de regels van toepassing zijn, activiteiten waarvoor ze gelden. Als de regels correct en met voldoende meta data in de database is opgenomen kan het op iedere gewenste manier ontsloten worden. De wettelijke regelgeving van overheden wordt gekoppeld aan het DSO.

Een film van het Hoogheemraadschap van Delfland in samenwerking met de Unie van Waterschappen en het Digitaal Stelsel Omgevingswet geeft een goed beeld van waar overheden aan werken op het vlak van digitaal regelbeheer.

Doel is maatschappelijk belang centraal stellen

Overheden hebben beleid en regels die uiteindelijk als doel hebben om haar assets in stand te houden. Het gericht zoeken in de regelgeving is lastig en bovendien lastig te doorgronden is als je niet zelf in de materie zit. Om de regelgeving inzichtelijker en begrijpelijker te maken, wordt de structuur en de ontsluiting van het beleid veranderd. Hierbij wordt het perspectief verschoven van de (lokale) overheden naar externe gebruikers, en wordt beter aangesloten op de wensen en behoeften van initiatiefnemers in het gebied.

Met de digitalisering is veel mogelijk qua optimalisatie en efficiency, zeker omdat specifiek beleid vaak alleen van toepassing is op een bepaalde activiteit op een specifieke locatie. In applicaties voor Digitaal regelbeer wordt alle regelgeving naam de gebruikers ontsloten, ontstaat een beheeromgeving voor de eigenaar en vindt integratie met bijvoorbeeld GIS-systeem en assetmanagement. Hiermee worden beleid en regels van de overheden voor iedereen informatief, leesbaar, herleidbaar, samenhangend, flexibel, beheersbaar, uitlegbaar en compact gepresenteerd.

De algemene doelen van digitalisering van regels zijn:

• de klant staat centraal
• de regelgeving is doelmatig en leesbaar in te zien
• de regelgeving is integraal en modulair opgesteld
• de regelgeving is locatie- en activiteitgericht vindbaar
• de regelgeving is digitaal beschikbaar

De inhoudelijke doelen voor het gebruik van een applicatie voor Digitaal regelbeheer zijn:

• regelgeving is met een klik op de kaart inzichtelijk
• flexibel en naar wens zoeken binnen de database met regels
• juridische teksten gekoppeld aan beslistabellen
• regelgeving via vragenboom te ontsluiten
• systeem kan automatisch een uitkomst genereren voor de gebruiker
• beleidsanalyses eenvoudiger te maken
• beheeromgeving voor de regelgeving
• aansluiting op het Digitaal Stelsel Omgevingswet mogelijk

Digitaal regelbeheer maakt het mogelijk om het principe van ‘doelgericht regels specificeren’ vorm te geven in het gehele beleid. De waterschappen hebben al gezamenlijk besloten om de methode van doelgericht specificeren van regels te hanteren die leidt tot een samenhangende set van ‘juridische regels’ en ‘toepasbare regels’. Regels zijn daarmee beter uitlegbaar en het wordt duidelijk welk doel een regel dient.

De methode van doelgericht regels specificeren gaat ervan uit dat je niet begint met de juridische tekst of de vragenboom, maar dat deze de uitkomst is van een proces. In dat proces wordt eerst een afwegingskader opgesteld, van waaruit juridische teksten en vragenbomen afgeleid worden. Digitaal regelbeheer is een ondersteuning voor het denk- en werkproces. In de database wordt de samenhang tussen juridische regels, afwegingskaders en vragenbomen efficiënt en toegankelijk opgeslagen.

Wat kan met database digitaal regelbeheer?

Samenhang

Applicaties bieden meestal de mogelijkheid om de officiële teksten te koppelen aan meerdere informatie lagen. Dit zijn zowel meta-data als koppelingen onderling als koppeling met aanverwante structuren. Het versiebeheer bied de mogelijkheid om relevante informatie over wijzigingen bij te houden. Onderlinge koppelingen tussen regels maken van losse regels een samenhangend en begrijpelijk geheel. En via beslistabellen gekoppeld aan de officiële teksten kunnen moeilijke juridische teksten eenvoudiger begrijpelijk ontsloten worden.

Belangrijke onderdelen in applicaties voor Digitaal regelbeheer:

• officiële teksten, juridische teksten (regels en beleid)
• beslistabellen met inhoudelijke afwegingscriteria
• besluitvorming binnen beslistabellen op basis van bestuurlijk leidende principes
• GIS-koppeling naar vlakken waar regels en beleid van toepassing is
• onderscheid in verschillende type bevragingen
• conversie van antwoord op vragen naar uitkomsten

Juridische / officiële tekst

Een juridische regel is een juridische of officiële tekst die een uitspraak doet over een enkel aspect, gekoppeld aan een specifieke (elementaire) activiteit in een specifiek werkingsgebied/beperkingengebied (locatie), en die direct of indirect iets zegt over de plicht (regelclassificatie) die erbij hoort. Applicaties bieden vaak de mogelijkheid om een toelichting toe te voegen. Naast de toelichting is het belangrijk gegevens over waar de regel geldt en wanneer deze geldt digitaal te koppelen.

Voorbeeld: Voor het aanleggen van een brug over een secundair water geldt geen vergunningsplicht als de brug minder dan 4 meter breed is

• activiteit is brug aanleggen
• regel is een van de voorwaarde(n) die invloed heeft op de (vrijstelling van de) vergunningsplicht
• regel is van toepassing op werkingsgebied secundair water

Afwegingskader

Het afwegingskader vormt de beslisstructuur om aan de hand van beantwoorde gebruikersvragen de uitkomsten voor de gebruiker te genereren. De criteria in de afwegingskaders zijn altijd gekoppeld aan een of meer officiële/juridische regels. Een juridische regel heeft pas waarde als hier een gedragen doel en gedegen afwegingskader aan ten grondslag ligt. Een afwegingskader en officiële/juridische tekst kunnen in principe niet zonder elkaar bestaan. Het geheel van het afwegingskader kent een structuur van meerdere beslis-/kennistabellen, waarbij in elke beslis-/kennistabel uitkomsten worden gegenereerd. Hierdoor wordt voor de gebruiker alleen de relevante informatie getoond. De bovenste laag van toepasbare regels is gekoppeld aan type bevraging.

Gebruikersvragen

Een gebruikersvraag is een vraag die aan de gebruiker wordt gesteld of automatisch door een applicatie wordt beantwoord. De vraag kan voor de gebruiker meerdere soorten antwoorden hebben: vaak is dat ja/nee of een getalswaarde of een locatie. Indien een locatie conversie van kracht is, genereert het systeem zelf een antwoord op basis van locatie (werkingsgebied). Dit kan wanneer de beheerder de vlakken over een locatie digitaal beschikbaar heeft. De gebruikersvraag is altijd gekoppeld aan een afwegingcriteria. Binnen het afwegingscriterium wordt het antwoord geconverteerd (bijvoorbeeld: is antwoord >= 15 m?) naar een bruikbare waarde (ja/nee). Dit kan gebeuren zichtbaar of de voorgrond of op de achtergrond. Gebruikersvragen worden altijd in vragende vorm geformuleerd, zonder ontkenning in de vraag (dit leidt te vaak tot misverstanden) en zo klantvriendelijk mogelijk opgeschreven. Vragen moeten namelijk begrijpelijk, duidelijk en eenduidig zijn. Vragen die op meerdere manieren uitgelegd kunnen worden leiden tot ‘schijnbaar’ verkeerde antwoorden. Met name bij ontkenningen en dubbele ontkenning is het voor een gebruiker niet duidelijk of de vraag met ja of nee beantwoord moet worden.

(Elementaire) activiteit

Een elementaire activiteit is een basisactiviteit die effect kan hebben op de doelen van de beheerder zoals het de gemeente, de provincie of het waterschap. Een selectie van een aantal elementaire activiteiten kan samen een werkzaamheid vormen. Bijvoorbeeld de werkzaamheid ‘Aanleggen brug’ bestaat uit de elementaire activiteiten ‘Grond aanbrengen, object aanbrengen/hebben/exploiteren, grond belasten, grond roeren’.

Juridische/officiële teksten en het afwegingskader worden gekoppeld aan elementaire activiteiten en werkingsgebieden. Een regel geldt altijd voor een bepaalde combinatie van activiteit(en) en werkings-gebied(en). Andersom bepaalt de combinatie van activiteit en werkingsgebied welke regels voor een gebruiker van toepassing zijn. In de huidige situatie zijn regels van overheden vaak nog impliciet gekoppeld aan activiteiten en werkingsgebieden. In de nieuwe verordening die ontsloten worden via het Digitaal Stelsel Omgevingswet moeten die koppeling expliciet gemaakt worden door middel van annotaties (= digitale markeringen) in de tekst. Door activiteiten en werkingsgebieden expliciet te koppelen aan de regels, is het mogelijk om een digitaal systeem zo in te richten dat een initiatiefnemer alleen de regels te zien krijgt die van toepassing zijn op wat die wil doen en waar die dat wil doen.

De lijst met activiteiten die initiatiefnemers zouden kunnen ontplooien is oneindig. De meest voorkomende activiteiten zijn genoemd in de huidige regelgeving. Onduidelijkheid ontstaat vaak voor de niet-genoemde activiteiten. Door activiteiten op te bouwen uit elementaire activiteiten, komen alle mogelijke initiatieven onder de regelgeving te vallen, ongeacht het type object waar het initiatief over gaat. Op basis van de omvang van een object, en de mate waarin een activiteit de doelen beïnvloedt, kan bepaald worden wat het effect ervan is op de doelen en vervolgens hoe de beheerder op die activiteit wil sturen.

Locatie en werkingsgebied

Een locatie is een werkingsgebied of beperkingengebied en als vlak digitaal beschikbaar. Iedere geografische locatie (plek op de kaart) valt binnen bepaalde beperkingen-/werkingsgebieden, waarvoor bepaalde regelgeving geldt. Officiële/juridische teksten zijn altijd gekoppeld aan een of meer locaties. Hiermee wordt bepaald of regelgeving, maar ook doelen, zorgplicht, projecten, etc. op een bepaalde geografische locatie gelden of niet. Overheden streven ernaar om de terminologie zoveel mogelijk af te stemmen met landelijke standaarden.