Papierloos vergaderen: verschil tussen versies

Versie van 16 mei 2018 23:54

Papierloos vergaderen (ook wel digitaal vergaderen genoemd) is een verzamelterm voor diverse soorten elektronische ondersteuning voor vergaderprocessen. Digitale oplossingen bieden steun aan deelnemers, voorzitters en vergaderdeelnemers bij het voorbereiden, houden en verslaan van (formele) vergaderingen waaraan een agenda en stukken verbonden zijn.

Er zijn een aantal niveau's te onderscheiden.

Agenda's en stukken, zoals notulen en documenten, distribueren via e-mail.
Agenda's en stukken, zoals notulen en documenten, delen met vergaderdeelnemers via een online box.
Agenda's en stukken, zoals notulen en documenten, delen met vergaderdeelnemers via een interne beveiligde netwerk omgeving zoals sharepoint.
Het lezen en annoteren van agenda's en stukken met een app.
Gebruik van een gespecialiseerde 'vergaderoplossing' waarin bovengenoemde kenmerken samenkomen.

Nederland loopt traditioneel voorop in de online ondersteuning van vergaderprocessen. Bekende Nederlandse oplossingen zijn: Ourmeeting.nl, Parlaeus, iBabs en Petear

Geschiedenis

De eerste oplossingen voor papierloos vergaderen stammen al uit 2008, maar pas met de komst van de iPad raakten organisaties steeds meer geïnteresseerd in de voordelen.

Hoewel de term 'papierloos vergaderen' doet vermoeden dat papierbesparing het belangrijkste doel is, onderstrepen deskundigen dat het niet zo zeer om de papierbesparing als zodanig gaat, hoewel het effect vanuit duurzaamheidsperspectief zeker waardevol is, maar om het vergroten van efficiency in besluitvormingsprocessen.

Door de toenemende onveiligheid van e-mail en de komst van AVG (of GDPR) neemt de belangstelling voor een gespecialiseerde oplossing de laatste jaren gestaag toe.

@@ Regel 1: / Regel 1: @@
-Bij '''papierloos vergaderen''' ontvangen deelnemers aan de desbetreffende vergadering hun vergaderstukken digitaal in plaats van op papier. De digitale aanlevering gebeurt door het downloaden of raadplegen van vergaderstukken uit een beschermde omgeving op internet.
+'''Papierloos vergaderen''' (ook wel digitaal vergaderen genoemd) is een verzamelterm voor diverse soorten elektronische ondersteuning voor vergaderprocessen. Digitale oplossingen bieden steun aan deelnemers, voorzitters en vergaderdeelnemers bij het voorbereiden, houden en verslaan van (formele) vergaderingen waaraan een agenda en stukken verbonden zijn.
-== Gevolgen voor gebruikers ==
+Er zijn een aantal niveau's te onderscheiden.
-Een papierloze vergadering heeft dezelfde structuur als een vergadering met stukken op papier. Voor de deelnemers aan de vergadering verandert er dus alleen iets in de vorm waarin zij hun stukken ontvangen en vergadering mee moeten voorbereiden.
-Toch moeten veel gebruikers wennen aan het papierloos vergaderen.{{Bron?||2015|01|06}} In plaats van de stukken op papier te ontvangen (of te moeten printen), moeten zij nu de vergadering vanaf een scherm voorbereiden. Daarnaast heeft eventuele beveiliging invloed op de wijze waarop een gebruiker kan werken met het apparaat of de applicatie voor het papierloos vergaderen.
+# Agenda's en stukken, zoals notulen en documenten, distribueren via e-mail.
+# Agenda's en stukken, zoals notulen en documenten, delen met vergaderdeelnemers via een online box.
+# Agenda's en stukken, zoals notulen en documenten, delen met vergaderdeelnemers via een interne beveiligde netwerk omgeving zoals sharepoint.
+# Het lezen en annoteren van agenda's en stukken met een app.
+# Gebruik van een gespecialiseerde 'vergaderoplossing' waarin bovengenoemde kenmerken samenkomen.
-== Voordelen van papierloos vergaderen ==
+Nederland loopt traditioneel voorop in de online ondersteuning van vergaderprocessen. Bekende Nederlandse oplossingen zijn: Ourmeeting.nl, Parlaeus, iBabs en Petear
-Een voordeel van het papierloos vergaderen is dat iedere deelnemer in de vergadering de beschikking heeft over de laatste versie van een vergaderstuk. Zelfs tijdens de vergadering kan een stuk nog aangepast worden.
-Een ander voordeel is het niet meer hoeven uitprinten van vergaderstukken. Dit scheelt kosten voor papier, inkt/toner en printers en dit spaart uiteindelijk ook het milieu.
+== Geschiedenis ==
+De eerste oplossingen voor papierloos vergaderen stammen al uit 2008, maar pas met de komst van de [[IPad|iPad]] raakten organisaties steeds meer geïnteresseerd in de voordelen.
-== Techniek ==
+Hoewel de term 'papierloos vergaderen' doet vermoeden dat papierbesparing het belangrijkste doel is, onderstrepen deskundigen dat het niet zo zeer om de papierbesparing als zodanig gaat, hoewel het effect vanuit duurzaamheidsperspectief zeker waardevol is, maar om het vergroten van efficiency in besluitvormingsprocessen.
-Op dit moment zijn er een aantal applicaties op de markt die ondersteuning bieden om papierloos vergaderen makkelijker te maken.{{Bron?}}
+Door de toenemende onveiligheid van [[e-mail]] en de komst van [[Algemene verordening gegevensbescherming|AVG]] (of [[GDPR]]) neemt de belangstelling voor een gespecialiseerde oplossing de laatste jaren gestaag  toe.
-In principe zijn hiervoor alle apparaten te gebruiken die HTML5/CSS3 ondersteunen.{{Bron?}} Apparaten die veel gebruikt worden bij het papierloos vergaderen zijn tablets en laptops. Een apparaat met touch-ondersteuning is aan te raden.{{Bron?}} Met de touch-functionaliteit zijn snel aantekeningen te maken op een specifieke dia of pagina zonder gebruik van externe middelen. Hierdoor zijn opmerkingen in de vergaderstukken snel te maken en te delen met de collega’s.
-== Beveiliging ==
-Door gebruik te maken van een afgeschermde omgeving die enkel met de juiste rechten te benaderen is, kan de informatie afgeschermd worden voor specifieke gebruikers en locaties. Voor bedrijfsgevoelige informatie zou een extra laag van authenticatie toegevoegd kunnen worden middels een twee-weg-authenticatie zoals bijvoorbeeld met het RFC-4226 protocol eventueel in combinatie met het RFC-6238 protocol, SMS of met een toevoeging van een extra laag van andere beveiligingssoftware.
 {{nocat}}

Papierloos vergaderen: verschil tussen versies

Versie van 16 mei 2018 23:54

Geschiedenis

Navigatiemenu

Zoeken