Klaagschrift

Een klaagschrift is een geschrift waarin een klacht formeel tot uiting wordt gebracht.

Klachtrecht gaat verder dan recht van petitie, want er is recht op antwoord van de instantie waarbij er geklaagd wordt.

Het klachtrecht ten opzichte van een bestuursorgaan is geregeld in hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht. Naast het hieronder uiteengezette interne klachtrecht (bij het bestuursorgaan waarover wordt geklaagd) is er nog het externe klachtrecht: bij een andere instantie dan het betreffende bestuursorgaan, de Nationale Ombudsman en gemeentelijke ombudslieden.

Interne klachtenregeling ten opzichte van een bestuursorgaan

Een ieder heeft het recht een klacht in te dienen wegens de wijze van bejegening van een bestuursorgaan (art. 9:1 lid 1 Awb.) en personen die werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan (ambtenaren) vallen er ook onder (art. 9:1 lid 2 Awb.).

Nadat het klaagschrift is ontvangen door het betreffende bestuursorgaan, verzendt deze een ontvangstbevestiging aan de klager (art. 9:6 Awb.).

Wanneer het bestuursorgaan naar tevredenheid tegemoet is gekomen aan de klager, vervalt de verplichting voor het bestuursorgaan de klacht verder te behandelen (art. 9:5 Awb.).

De beperkingen op het klachtrecht zijn, dat er niet meer dan één keer geklaagd mag worden over hetzelfde feit (art. 9:8 lid 1 sub a Awb.) en dat de feiten waarover geklaagd is, niet langer dan één jaar geleden zijn (art. 9:8 lid 1 sub b Awb.).

Er moet hoor en wederhoor plaatsvinden (art. 9:10 Awb.).

• De afhandelingstermijn bedraagt zes weken na ontvangst van het klaagschrift (art. 9:11 lid 1 Awb.) of bij toepassing van advies door een persoon of commissie bedraagt de afhandelingstermijn tien weken (art. 9:14 lid 1 Awb.).

• De klager heeft recht op een schriftelijke en gemotiveerde reactie (art. 9:12 lid 1 Awb.).
• Het bestuursorgaan kan de beslissing met vier weken verdagen.

Voorbeeld van een klachtenregeling elders

Van de ontvangende instantie wordt verwacht dat:

• de ontvangst van het klaagschrift schriftelijk wordt bevestigd;
• de klacht tijdig en door een niet bij de klacht betrokken persoon wordt afgehandeld;
• de klager wordt gehoord;
• deze een gemotiveerd antwoord krijgt.

Als u uw brief heeft opgestuurd krijgt u binnen enkele dagen/weken een bevestiging van ontvangst van de desbetreffende klachtencommissie. Na weer enige tijd krijgt u een brief waarin vermeld wordt of uw klacht in behandeling wordt genomen. Men geeft tevens een korte omschrijving van uw klacht en men vermeldt daarbij tegen wie u de klacht hebt ingediend en wie de verweerder is. Uw klacht krijgt nu ook dikwijls een nummer. Heeft u meerdere klachten ingediend tegen verschillende personen zult u soms ook verschillende nummers krijgen. Wordt uw klacht niet in behandeling genomen dan wordt u hiervan op de hoogte gebracht.

Er wordt nu een commissie samengesteld die uw klacht gaat behandelen. Deze commissie bestaat uit een voorzitter (soms een jurist) en twee leden. Ook wordt er een secretaris aangewezen die voor het administratieve gedeelte van uw klacht gaat zorgen. Afhankelijk van de inhoud van uw klacht wordt er bekeken welke leden het meest geschikt zijn voor uw klacht.

Uw klacht wordt nu ook verstuurd naar diegene waarover u klaagt.

Men noemt deze persoon verweerder.

U wordt klager genoemd.

De verweerder krijgt een redelijke tijd (enkele weken) om een verweerschrift te schrijven. (Deze termijnen kunnen per klachtencommissie verschillen. De brief die de verweerder nu schrijft heet het verweerschrift.

Deze correspondentie dient altijd vertrouwelijk te geschieden. De school hoort uw klacht niet openbaar te maken en ook van u wordt discretie verwacht.

Daarbij komt dat u niet verplicht ben zelf de verweerder op de hoogte te brengen dat u een klacht heeft ingediend. U heeft het recht hierover te zwijgen.

De commissie leest uw brief aandachtig. Het kan zijn dat de commissie behoefte heeft aan meer informatie van u als klager of van de verweerder. Zij zal hier dan schriftelijk om vragen. Beide partijen worden hiervan op de hoogte gebracht.

Na enige tijd heeft de commissie het verweerschrift binnen en zal u een kopie toesturen. Hierbij wordt de mogelijke datum van de hoorzitting vermeld.